|
BỘ KẾ
HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA
VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 2789/BKHĐT-KTĐN
V/v giới
thiệu Hướng dẫn của UN-EU về định mức chi phí địa phương trong hợp tác phát
triển với Việt Nam (Bản cập nhật 2015)
|
Hà Nội, ngày 11 tháng 05
năm 2015
|
|
Kính gửi:
|
- Văn phòng Quốc
hội;
- Tòa án nhân dân tối cao;
- Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc
trung ương;
- Cơ quan Trung ương của các đoàn thể;
|
Căn cứ công thư ngày 23 tháng 12 năm 2014 của Văn phòng Liên hợp quốc (LHQ) và Liên minh
Châu Âu (EU) tại Việt Nam về việc cập nhật Hướng dẫn của LHQ-EU về định mức chi phí địa phương trong hợp tác phát triển
tại Việt Nam năm 2015 (sau đây gọi tắt là Hướng dẫn 2015), Bộ Kế hoạch và Đầu
tư đã chủ trì, phối hợp với Bộ Tài chính, LHQ và EU cập nhật và hoàn tất
Hướng dẫn 2015.
Hướng dẫn 2015 đã được đại diện Bộ Kế hoạch và Đầu tư, LHQ và EU được ký cuối
tháng 4 năm 2015 và chính thức có hiệu lực từ ngày
01/5/2015. Hướng dẫn này áp dụng phương pháp luận giống như trước đây với các bản hướng dẫn 2009, 2012 và
2013 và có một vài điểm mới sau đây:
1. Một số thuật ngữ sử dụng trong Hướng dẫn 2015 được hiệu chỉnh rõ nghĩa và chính
xác hơn.
2. Các định mức, chi phí được cập nhật theo giá thị
trường năm 2014, có tính đến độ trượt giá theo công bố của Chính phủ Việt Nam.
3. Một số quy định
cụ thể đã được điều chỉnh hoặc bổ sung mới
như bổ sung định mức trần cho tổ chức hội nghị hội thảo tại khách sạn 3 sao
hoặc tương đương, định mức cho dịch ngôn ngữ ký hiệu...
4. Việc xác định tiêu chí tuyển chọn, nhiệm vụ trong
điều khoản giao việc của cán bộ dự án và chuyên gia tư vấn trong nước rõ ràng
và cụ thể hơn.
Bộ Kế hoạch và
Đầu tư gửi tới Quý Cơ quan Bản Hướng dẫn nói trên để Quý cơ quan áp dụng định mức
chi phí cập nhật 2015 cho các dự án của LHQ, EU do mình quản lý.
Bộ Kế hoạch và
Đầu tư mong nhận được sự hợp tác của Quý Cơ quan./.
|
Nơi nhận:
- Như
trên;
- Văn phòng Liên Hợp Quốc tại VN;
- Phái đoàn Iiên minh Châu Âu tại VN;
- Lưu VT, KTĐN, D.
|
TL. BỘ TRƯỞNG
CHÁNH VĂN PHÒNG
Tống Quốc Đạt
|
HƯỚNG DẪN CỦA LHQ-EU
VỀ CHI PHÍ ĐỊA PHƯƠNG TRONG
HỢP TÁC PHÁT TRIỂN VỚI VIỆT NAM
Bản cập nhật năm 2015
DO CÁC CƠ QUAN LHQ TẠI VIỆT
NAM, PHÁI ĐOÀN LIÊN MINH CHÂU ÂU TẠI VIỆT NAM VÀ BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ VIỆT NAM
BAN HÀNH
LỜI NÓI ĐẦU
Chúng tôi vui mừng giới thiệu bản Hướng dẫn cập nhật
này với một hệ thống các định mức thống nhất cho các chi phí phát sinh ở địa
phương liên quan đến công tác quản lý Hỗ trợ
phát triển chính thức (ODA) tại Việt Nam.
Đây là kết quả của sự hợp tác chung giữa Chính phủ Việt Nam (CPVN). Liên Hợp Quốc
(LHQ) và Liên minh Châu Âu (EU).
Chúng tôi hoan nghênh Chính
phủ Việt Nam đã chủ trì sáng kiến ba bên này, qua đó làm tăng tính minh
bạch và tạo cơ sở để hài hòa hóa và điều
chỉnh tuân thủ hệ thống quốc gia giữa các nhà tài trợ và Chính phủ Việt Nam
theo tinh thần của Cam kết Hà Nội về nâng cao hiệu quả viện trợ.
Có thể thấy trong Hướng dẫn này các thành quả của sự nỗ lực chung. Liên Hợp Quốc và Liên minh
Châu Âu cam kết sẽ áp dụng tối đa có thể Hướng dẫn này trên cơ sở tuân thủ các quy định của
mọi tổ chức.
Chúng tôi khuyến khích các nhà tài trợ khác sử dụng Hướng dẫn này cho các chương trình, dự
án ODA của mình tại Việt Nam.
Chúng tôi tin tưởng chắc chắn rằng các định mức chi
tiêu hài hòa này sẽ đóng góp thiết thực vào việc nâng cao hiệu quả viện trợ tại
Việt Nam.
Hà Nội, tháng 4 năm 2015
|
Nguyễn Chí Dũng
Thứ trưởng
Bộ Kế hoạch và Đầu tư Việt Nam
|
Pratibha Mehta
Điều phối viên thường trú
Liên Hợp Quốc
tại Việt Nam
|
Franz Jessen
Đại sứ/ Trưởng Phái đoàn
Liên minh Châu Âu
tại Việt Nam
|
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
GIỚI THIỆU
GIẢI THÍCH TỪ NGỮ
Cơ quan hoặc Đối tác thực hiện dự án
Cán bộ dự án
Nhân sự cung cấp dịch vụ
Cuộc họp dự án định kỳ
Cuộc họp, hội nghị hoặc sự kiện cấp cao
Công tác phí
Giấy cho phép làm việc cho dự án
Kinh nghiệm phù hợp
PHẠM VI ÁP DỤNG
CÁC NGUYÊN TẮC CHỈ ĐẠO
1. Đóng góp của Việt Nam
cho ngân sách của dự án, chương trình
2. Cán bộ dự án
3. Nhân sự cung cấp dịch
vụ
4. Công tác phí
TIÊU CHUẨN CHẾ ĐỘ XÂY DỰNG ĐỊNH MỨC
1. Thanh toán
2. Luật Việt Nam
3. Định mức
4. Công tác phí
5. Đi lại
6. Cán bộ dự án:
7. Cuộc họp - Hội nghị - Sự kiện
8. Nhân sự cung cấp dịch vụ:
9. Cán bộ hướng dẫn - hỗ trợ:
10. Phụ cấp làm việc tại vùng khó khăn
PHỤ LỤC
Phụ lục I - Hạn mức chi phí cán bộ dự án
Phụ lục II - Nhân lực cung cấp dịch vụ
Phụ lục II-A: Chuyên gia tư vấn trong nước
Phụ lục II-B: Phiên dịch
Phụ lục II-C: Biên dịch
Phụ lục II-D: Cán bộ hướng dẫn - hỗ trợ (áp dụng nếu thấy phù hợp)
Phụ lục III - Công tác phí
Phụ lục IV - Chi phí trọn gói tổ chức cuộc họp, hội nghị hay sự kiện cấp cao
Phụ lục V - Thanh toán chi phí sử dụng phương tiện đi
lại của cá nhân theo km
Phụ lục VI - Chi phí taxi đi sân bay
Phụ lục VII - Các vùng (huyện) khó khăn
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
|
Bộ KHĐT
|
Bộ Kế hoạch
và Đầu tư
|
|
Bộ TC
|
Bộ Tài chính
|
|
CPVN
|
Chính phủ Việt Nam
|
|
CQTH
|
Cơ quan hoặc Đối tác thực hiện dự án
|
|
EU
|
Liên minh Châu Âu
|
|
LHQ
|
Liên Hợp Quốc
|
|
ODA
|
Hỗ trợ phát triển chính thức
|
|
TOR
|
Điều khoản tham chiếu
|
GIỚI THIỆU
Tháng 6 năm 2009, Chính phủ Việt Nam, LHQ và EU đã lần
đầu tiên giới thiệu Hướng dẫn của LHQ - EU về Chi phí địa phương trong Hợp tác phát triển với Việt Nam (Bản năm 2009).
Đây là một nỗ lực phối hợp toàn diện nhằm hướng tới việc thu hẹp dần khoảng
cách giữa hệ thống của nhà tài trợ với hệ thống của Chính phủ đối với các
chương trình, dự án ODA tại Việt Nam dựa trên phương pháp tiếp cận thị trường tự
do. Định mức chi tiêu này cũng thể hiện dự định của Chính phủ trong việc cập nhật
định mức chi tiêu của mình gần hơn với điều kiện thị trường.
Kể từ năm 2009 đến nay, bản Hướng dẫn của LHQ - EU
này đã chứng tỏ tính đúng đắn của phương pháp tiếp cận và đem lại kết quả khả
quan giúp nâng cao hiệu quả viện trợ và tăng cường lợi ích quốc gia nhằm tiếp tục
hỗ trợ việc thực hiện các chương trình và dự án ODA tại Việt Nam.
Hướng dẫn của LHQ - EU về các định mức chi tiêu được
xây dựng dựa trên những nguyên tắc sau đây:
· Phản ánh tinh thần của Cam kết Hà Nội, đặc biệt trong khía
cạnh hài hòa hóa và tuân thủ hệ thống quốc gia; tăng cường vai trò làm chủ và năng
lực trong các hệ thống khu vực công liên quan đến ODA tất cả ở các cấp;
· Bảo đảm tính minh bạch và trách nhiệm giải trình khi sử dụng
nguồn vốn ODA trong các thỏa thuận cụ thể
về ODA;
· Đảm bảo cung cấp các nguồn lực một cách phù hợp, kịp thời
và thực hiện dự án đạt hiệu quả;
· Hướng dẫn có cấu trúc đơn giản, rõ ràng để thực hiện;
· Sử dụng các điều kiện thị trường của địa phương thông qua việc áp dụng các tiêu chuẩn chế độ gắn với
các yếu tố thị trường được tham chiếu trên cơ sở phương pháp luận phù hợp;
· Áp dụng các thông lệ tốt nhất;
· Tạo điều kiện thuận lợi cho Nhóm Công tác ba bên1
xem xét lại định mức chi phí ít nhất mỗi năm một lần trên cơ sở sử dụng cùng một
phương pháp luận.
GIẢI THÍCH TỪ NGỮ
Cơ quan hoặc Đối tác thực hiện dự án
Là cơ quan hoặc tổ chức do Chính phủ và LHQ hoặc EU lựa
chọn và được ghi trong Đề cương chi tiết hoặc Văn kiện chương trình, dự án để
trực tiếp quản lý và thực hiện một chương trình hoặc một dự án do tổ chức LHQ
và EU hỗ trợ.
Cán bộ dự án
Là cá nhân (làm việc tại các vị trí nêu tại Phụ lục
1) ký hợp đồng trực tiếp với CQTH thông qua quá trình tuyển chọn để cung cấp dịch
vụ cho CQTH theo như Điều khoản tham chiếu công việc (TOR) đã được thống nhất
Nhân sự cung cấp
dịch vụ
Những cá nhân không phải là cán bộ dự án đáp ứng các
yêu cầu của dự án trong việc hỗ trợ dự án về một lĩnh vực, vấn đề, hoạt động kỹ
thuật, chuyên môn cụ thể của dự án trong một khoảng thời gian nhất định theo kế
hoạch hoạt động của dự án. Nhân sự cung cấp dịch vụ bao gồm các loại nhân sự chủ
yếu sau:
Chuyên gia tư vấn
Là cá nhân được ký hợp đồng thông qua quá trình tuyển
chọn để hoàn thành công việc cụ thể trong khoảng thời gian nhất định theo như
TOR đã được thống nhất.
Phiêu dịch Biên dịch viên
Là những chuyên gia kinh nghiệm có xác nhận chính thức
về khả năng cung cấp dịch vụ biên, phiên dịch (kể cả ngôn ngữ ký hiệu) chất lượng
cao trong lĩnh vực chuyên môn phù hợp cho các tổ chức LHQ, EU hay các tổ chức
tài trợ quốc tế khác (hoặc) cho các dự án của các tổ chức này để cung cấp dịch
vụ dịch thuật đối với các hoạt động đặc thù của dự án.
Cán bộ hướng dẫn - hỗ trợ
Là cá nhân được giao trách nhiệm chuẩn bị và (hoặc)
góp ý chính thức cho tài liệu gốc, và (hoặc) hướng dẫn, tổ chức và (hoặc) cung
cấp đầu vào kỹ thuật hoặc tri thức… cho các hoạt động tập huấn và hội thảo của
dự án.
Cuộc họp dự án định kỳ
Là những cuộc họp liên quan đến công việc quản lý dự
án.
Cuộc họp, hội nghị hoặc sự kiện cấp cao
Là sự kiện có sự chủ trì hoặc tham gia của cấp Bộ trưởng
hoặc Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trở lên bên phía Việt Nam và (hoặc) cấp
Đại sứ/ Trưởng phái đoàn trở lên bên phía nhà tài trợ.
Công tác phí
Công tác phí bao gồm các khoản hỗ trợ cho chi phí ăn,
ở và các khoản tiêu vặt khác kể cả chi phí đi lại từ nơi nghỉ qua đêm khi đi
công tác đến địa điểm họp và làm việc đầu tiên trong địa bàn công tác và ngược
lại.
Giấy cho phép làm việc cho dự
án
Là văn bản xác nhận của đại diện đơn vị nơi cá nhân
đang làm việc cho phép được tham gia cung cấp dịch vụ cho chương trình, dự án
trong một thời gian nhất định.
Kinh nghiệm phù hợp
Là kinh nghiệm làm việc toàn thời gian sau khi tốt
nghiệp trong lĩnh vực chuyên môn chính được yêu cầu đối với vị trí đó theo quy
định trong TOR.
PHẠM VI ÁP DỤNG
Hướng dẫn của LHQ - EU này áp dụng cho các hoạt động
của các dự án, chương trình do LHQ và/hoặc EU hỗ trợ theo Văn kiện Dự án và hoặc
theo Kế hoạch hoạt động đã được phê duyệt và do CQTH và các cơ quan đối tác
khác thực hiện tại Việt Nam.
Các định mức chi tiêu nêu trong Hướng dẫn của LHQ -
EU này quy định về các chi phí quản lý và thực hiện dự án nói chung.
Đối với những khoản chi tiêu đặc thù không được quy định
trong các định mức chi tiêu này, CHTH sẽ xây dựng các định mức bổ sung theo
lĩnh vực cụ thể trên cơ sở thống nhất với Bộ KHĐT, Bộ TC và nhà tài trợ.
Hướng dẫn của LHQ - EU được ban hành cả ngôn ngữ tiếng
Anh và tiếng Việt và có giá trị như nhau. Trong trường hợp hãn hữu mà có sự
khác nhau giữa hai thứ tiếng, bản tiếng Anh sẽ được sử dụng để các bên tham khảo
chức thức.
Các quy định chi tiêu nêu trong Hướng dẫn này có hiệu
lực kể từ ngày ký và được áp dụng cho tất cả các dự án, chương trình mới và
đang thực hiện. Đối với các dự án đang thực hiện và đã được cam kết chính thức,
việc áp dụng tùy thuộc vào nguồn vốn sẵn có trong năm tài chính hiện thời của dự
án.
Hướng dẫn của LHQ - EU này, khi được áp dụng, sẽ thay
thế hoàn toàn các định mức chi tiêu theo Hướng dẫn của LHQ - TU trước đây.
CÁC NGUYÊN TẮC CHỈ ĐẠO
1. Đóng góp của Việt Nam cho ngân sách của dự án, chương
trình
Chính phủ Việt Nam dự kiến sẽ đóng góp các khoản chi
phí sau:
i. Lương và các khoản phụ cấp cho cán bộ Chính phủ của
CQTH và cho cán bộ Chính phủ được biệt phái làm việc cho chương trình, dự án.
ii. Chi phí cho Văn phòng dự án: Điện, nước, thông
tin liên lạc trong nước, trụ sở văn phòng và các trang thiết bị văn phòng còn hoạt
động được (nếu có).
iii. Chi phí vận hành dự án: Điện, nước, nơi làm việc,
xăng dầu, chi phí bảo trì và sửa chữa trang thiết bị và xe cộ của dự án nếu quyền
sở hữu các trang thiết bị đó đã được nhà tài trợ chuyển giao cho CQTH.
iv. Trên nguyên tắc và trong điều kiện có thể, chi phí đối với các trang thiết bị của
CQTH khi cơ quan này sử dụng các trang thiết bị đó cho các hoạt động đào tạo, hội
thảo và hội nghị của dự án.
v. Chi phí cho các cuộc họp dự án định kỳ.
Trừ trường hợp nêu tại các Mục (i) và (iv) nói trên,
khi CQTH không có khả năng đóng góp thì phần chi phí này sẽ do ngân sách dự án
chi trả trên cơ sở có đề nghị chính thức của CQTH và được nhà tài trợ chấp thuận
bằng văn bản.
Trong trường hợp
CQTH không phải là cơ quan của Chính phủ Việt Nam, CQTH có trách nhiệm đóng góp
các khoản chi từ mục (ii) đến mục (v) ở trên.
2. Cán bộ dự án
Cán bộ dự án phải được tuyển dụng từ bên ngoài của
CQTH trong trường hợp (a) khi CQTH không có khả năng cung cấp nhân lực của mình
theo yêu cầu để thực hiện chương trình, dự án và (hoặc) (b) khi CQTH có nguồn
nhân lực nhưng không thể hoặc không khả thi trong việc sử dụng nguồn nhân lực này
của CQTH cho chương trình, dự án.
Cán bộ dự án được tuyển dụng và được trả lương theo
các điều kiện nêu tại Phụ lục 1.
Trong những trường hợp mà người được tuyển vào làm cán bộ dự án không muốn rời bỏ cơ
quan, tổ chức mà mình đang làm để làm việc
cho chương trình, dự án, họ phải có Giấy cho phép làm việc cho dự án của đại diện
cơ quan, tổ chức này.
3. Nhân sự cung cấp dịch vụ
i. Chuyên gia tư vấn, Phiên - Biên dịch viên, Cán bộ hướng dẫn - hỗ trợ phải được
tuyển dụng từ bên ngoài của CQTH để hỗ trợ CQTH thực hiện một công việc cụ thể
trong một khoảng thời gian nhất định theo Kế hoạch
hoạt động đã được phê duyệt. Trong trường
hợp nếu nhân sự cung cấp dịch vụ được lựa chọn đang làm việc chính thức cho một
cơ quan, tổ chức nào đó, họ phải có Giấy cho phép làm việc cho dự án của đại diện
cơ quan, tổ chức này.
ii. Trong trường hợp thị trường lao động trong nước
không cung cấp được nhân sự với chuyên môn chuyên ngành theo yêu cầu của công
việc dự án như tại điểm 3(i) nêu trên của ban hướng dẫn này. Có thể tuyển người
thuộc biên chế của CQTH làm nhân sự cung cấp dịch vụ của dự án với điều kiện:
- Người được tuyển chọn phải có chuyên môn chuyên
ngành như yêu cầu và đáp ứng được các yêu cầu về trình độ theo qui định trong
TOR;
- Có giấy cho phép làm việc chỗ dự án của đại diện
CQTH;
- Được sự chấp thuận của nhà tài trợ;
iii. Nhân sự cung cấp dịch vụ được trả thù lao theo
các điều kiện và quy định như sau:
- Chuyên gia tư vấn được trả thù lao theo thỏa thuận
(chẳng hạn, theo ngày hoặc theo tháng) theo các định mức quy định tại Phụ lục
II-A hoặc một khoản thù lao cố định được xác định thông qua đấu thầu cạnh
tranh.
- Phiên dịch hoặc biên dịch viên được trả thù lao
theo các định mức quy định tại Phụ lục II-B (cho mức phí phiên dịch) và Phụ lục
II-C (cho định mức phí biên dịch).
- Cán bộ hướng dẫn - hỗ trợ - được trả thù lao theo các
định mức quy định tại Phụ lục II-D.
iv. Mức phí thù lao cho Chuyên gia tư vấn, Phiên dịch
viên là biên dịch viên, tùy theo từng trường hợp cụ thể, cũng có thể được xác định
thông qua quá trình đấu thầu cạnh tranh.
4. Công tác phí
Công tác phí được chi trả theo đại biểu hoặc người tham dự để
trang trải các chi phí gồm nghỉ qua đêm ở địa bàn khác nơi cư trú khi tham gia
các khóa tập huấn, hội thảo, hội nghị, các chuyến giám sát hay các chuyến công
tác khác ở Việt Nam theo yêu cầu của Giám đốc dự án hoặc người được ủy quyền
khác trên cơ sở kế hoạch hoạt động đã được phê duyệt.
Công tác phí sẽ được thanh toán toàn bộ khi chi phí ăn, ở và
các chi phí liên quan khác không được chi trả từ bất kỳ nguồn nào khác, công
tác phí sẽ bị khấu trừ khi dự án hoặc các đơn vị liên quan khác của dự án chính
thức chi trả cho các khoản sau đây: (a) Nơi chỗ ở được thu xếp, giảm phí thuê
phòng như quy định cụ thể tại Phụ lục III: (b) Nếu các bữa ăn được cung cấp giảm
30% tiền ăn và tiêu vặt quy định tại Phụ lục III cho mỗi bữa trưa hoặc bữa tối
và 15% cho bữa sáng.
Nếu việc tổ chức ăn trưa kinh tế hơn thì
chương trình, dự án nên tổ chức ăn trưa cho người tham dự đối với các sự kiện tổ
chức cả năm. Khi không thể tổ chức ăn trưa, sẽ thanh toán 30% định mức tiền ăn
và tiêu vặt của một ngày trong Công tác phí qui định tại Phụ lục III cho đại biểu/người
tham dự không đủ tiêu chuẩn được hưởng công tác phí.
Đối với các chuyến đi công tác kéo dài 10
tiếng trở lên bao gồm cả thời gian đi và về trong cùng một ngày, công tác phí sẽ
được thanh toán theo định mức ăn và tiêu vặt tại Phụ lục III về địa điểm công
tác.
Đối với các sự kiện diễn ra trong nửa ngày thì công tác phí
sẽ không được thanh toán cho đại biểu hoặc người tham dự.
Đối với các chuyến
đi công tác có ngày cuối cùng kéo dài
từ 10 tiếng trở lên bao gồm cả thời gian đi lại, công tác phí cho ngày đó sẽ được thanh toán 60% định mức ăn và tiêu vặt quy định tại Phụ lục III về địa điểm công tác.
Việc thanh toán được thực hiện theo hình thức trả khoán trọn gói.
TIÊU CHUẨN CHẾ ĐỘ XÂY DỰNG ĐỊNH
MỨC
1. Thanh toán
Trong trường hợp
các định mức chi tiêu được quy định bằng Đô la Mỹ, việc thanh toán sẽ được thực
hiện bằng đồng Việt Nam, sử dụng tỷ giá hối đoái của ngày thanh toán do nhà tài
trợ áp dụng.
2. Luật Việt Nam
CQTH có trách nhiệm thực hiện các quy định của Luật
Việt Nam trong việc thanh toán, giữ lại và lưu hồ sơ...đối với các khoản thuế (Ví dụ: Thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập
cá nhân...) và các khoản tiền bảo hiểm (Ví dụ: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp...)
3. Định mức
Các định mức quy định trong Hướng dẫn này là mức tổng
(chẳng hạn, bao gồm các khoản thuế, bảo hiểm và các loại trợ cấp (nếu có)).
4. Công tác phí
Định mức công tác phí cho đại biểu hoặc người tham dự
các cuộc hội thảo, cuộc họp và hội nghị được xác định dựa trên tiêu chuẩn chất
lượng trung bình, tương đương với mức của khách sạn 3 sao. Bữa sáng, bữa trưa
và bữa tối cũng xác định theo mức chất lượng trung bình, tương đương với các bữa
ăn phục vụ tại khách sạn 3 sao. Tham khảo định mức tại Phụ lục III.
5. Đi lại
Chi phí đi lại được quy định như sau:
i. Đối với việc di chuyển bằng đường không, đường bộ,
đường thủy, áp dụng tuyến đường ngắn nhất và trực tiếp nhất theo hạng phổ thông
phù hợp với cơ cấu giá vé rẻ nhất sử dụng phương tiện giao thông công cộng; và
khi quyết định phương tiện đi lại thì cũng phải cân nhắc thời gian tối thiểu
dành để đi lại.
ii. Chi trong trường hợp mục (i) không thể áp dụng do không có phương tiện giao
thông công cộng thì mới được phép sử dụng phương tiện đi lại cá nhân cho mục đích
của dự án và sẽ được hoàn trả ở mức chuẩn theo km và theo độ dài quãng đường và
phải được phép trước của Giám đốc dự án hoặc người được ủy quyền dựa theo kế hoạch
hoạt động đã được duyệt. Tham khảo định mức tại Phụ lục V;
iii. Việc thanh toán chi phí sử dụng phương tiện đi lại
cho từng cá nhân đơn lẻ chỉ được thực hiện khi không thể sắp xếp được phương tiện
đi lại chung.
iv. Việc thuê phương tiện đi lại chỉ được thực hiện
cho một số công việc cụ thể như giám sát dự án và phải được sự chấp thuận trước
của Giám đốc dự án hoặc người được ủy quyền dựa theo kế hoạch hoạt động đã được
duyệt và sử dụng mức giá của thị trường đối với phương tiện đi lại thông thường.
v. Đối với việc
di chuyển bằng đường hàng không, mà theo
đó cá nhân người đi lại phải di chuyển đến và về từ sân bay, một khoản thanh
toán khoán trọn gói sẽ được hoàn trả cho
cá nhân đi lại bằng taxi. Tham khảo định mức tại Phụ lục VI.
Trừ trường hợp (ii) và (v) nêu trên, khi thực hiện
thanh toán thì người đi lại cần phải
trình đầy đủ các chứng từ liên quan.
6. Cán bộ dự án:
Hạn mức chi phí cán bộ dự án và việc phân loại cán bộ
dự án sẽ được xác định trên cơ sở các khảo sát thị trường trong nước về công việc
tương ứng. Hạn mức chi phí cán bộ dự án phải phù
hợp với hạn mức chi phí phổ biến ở các dịch vụ và công việc tương tự
trên thị trường lao động trong nước. Tham khảo định mức tại Phụ lục 1.
7. Cuộc họp - Hội nghị - Sự
kiện
i. Thông thường, chi phí phòng họp cho các cuộc họp,
hội nghị hay sự kiện và các chi phí liên quan không được cao hơn về tiêu chuẩn
và chi phí của khách sạn 3 sao hoặc tương đương và không vượt quá mức giá theo
quy định về “mức tiêu chuẩn” trong Phụ lục IV.
ii. Trong trường hợp
cuộc họp, hội nghị hay sự kiện cấp cao mà phải được tổ chức ở các khách sạn có tiêu chuẩn
cao hơn quy định (3 sao) theo như đã được phê duyệt
trong kế hoạch hoạt động quý thì chi phí trọn gói tổ chức sự kiện theo đầu người
cho sự kiện cả ngày hoặc sự kiện nửa ngày
của các khách sạn có tiêu chuẩn cao hơn
này không được vượt quá định mức quy định
cụ thể về “mức cao” tại Phụ lục IV. Trong trường hợp tổ chức các cuộc họp, hội
nghị hay sự kiện cấp cao nằm ngoài kế hoạch hoạt động quý đã phê duyệt thì việc tổ chức này phải được sự chấp thuận
bằng văn bản của nhà tài trợ.
iii. Chi phí trọn gói tổ
chức sự kiện theo đầu người là chi phí tổng bao gồm chi phí thuê phòng tổ
chức sự kiện và chi phí cho 2 bữa nghỉ giải lao trà/cà phê và bữa ăn trưa cho sự
kiện cả ngày; 1 bữa nghỉ giải lao trà/cà phê và/hoặc bữa trưa cho sự kiện nửa
ngày và các thiết bị cung cấp miễn phí kèm theo như micro bàn, micro không dây,
hệ thống âm thanh cơ bản, phông màn sự kiện, giấy và bút viết, nước uống cho
người tham dự cuộc họp tùy theo chính sách của từng khách sạn. Chi phí trọn gói
tổ chức sự kiện không bao gồm chi phí cho thiết bị dịch và tai nghe phục vụ hội
thảo
Trong trường hợp
cần có thêm các khoản chi để hỗ trợ người tàn tật tham dự sự kiện, cần được nhà
tài trợ phê duyệt trước.
8. Nhân sự cung cấp dịch vụ:
Định mức được xây dựng để phản ánh chung mức chi trả
tương đương với mức lương của cán bộ dự
án và bao gồm chi phí cho các dịch vụ tư vấn, biên dịch, phiên dịch, cán bộ hướng
dẫn - hỗ trợ, cho việc cung cấp các đầu vào kỹ thuật, soạn thảo báo cáo kỹ thuật,
văn bản chính sách,... Tham khảo định mức tại Phụ lục II-A đến Phụ lục II-D.
9. Cán bộ hướng dẫn - hỗ trợ
Cán bộ hướng dẫn - hỗ
trợ từ bên ngoài CQTH chỉ được huy
động khi đóng góp của họ cho dự án không
quá 5 ngày làm việc liên tục.
Số lượng cán bộ hỗ trợ công tác tổ chức tập huấn, hội thảo không quá 2 người.
Tham khảo định mức tại Phụ lục Il-D.
10. Phụ cấp làm việc tại
vùng khó khăn
Phụ cấp làm việc
tại vùng khó khăn nhằm mục đích bù đắp cho các nhân sự cung cấp dịch vụ hay
nhân sự dự án nằm vùng tại những địa điểm
theo quy định của Chính phủ là những vùng
(huyện) nghèo và khó khăn nhất trong cả
nước. Phụ cấp làm việc tại vùng khó khăn sẽ được áp dụng cho các vùng (62 huyện) theo Danh mục các vùng (huyện) nghèo nhất
của Việt Nam vào ngày 1 tháng 3 năm 2010 kèm Nghị quyết 30a/2008/NQ-CP của Chính phủ ban hành ngày 27 tháng 12 năm
2008 (Tham khảo định mức tại Phụ lục VII). Mức phụ cấp khó khăn được xác định tối
đa là 10% của hạn mức chi phí tương ứng.
PHỤ LỤC
PHỤ LỤC I - HẠN MỨC CHI PHÍ CÁN BỘ DỰ ÁN
|
Hạn mức chi phí tối đa2
theo tháng (Tính theo Đô la Mỹ và thanh toán bằng Đồng Việt Nam)
|
Bậc 1
|
Bậc 2
|
Bậc 3
|
Bậc 4
|
Bậc 5
|
|
Nhóm tham khảo
|
2-5 năm kinh nghiệm phù hợp toàn
thời gian
|
6-10 năm kinh nghiệm phù hợp toàn
thời gian
|
11-15 năm kinh nghiệm phù hợp toàn
thời gian
|
16-20 năm kinh nghiệm phù hợp toàn
thời gian
|
Trên 20 năm kinh nghiệm phù hợp
toàn thời gian
|
|
1. Giám đốc Dự án/ Điều phối viên dự án/Quản lý dự án
|
1.270
|
1.483
|
1.696
|
1.909
|
2.121
|
|
2. Chuyên gia kỹ thuật
|
1.058
|
1.167
|
1.434
|
1.622
|
1.811
|
|
3. Trợ lý hành chính/Thư ký, Kế toán viên, Phiên dịch/Biên
dịch viên dự án
|
718
|
849
|
980
|
1.110
|
1.241
|
|
4. Thư ký, lái xe, nhân viên tạp vụ, người đưa thư, lao
động
|
338
|
386
|
434
|
483
|
530
|
Ghi chú:
Kinh nghiệm làm việc chỉ được xét đến nếu phù hợp với
lĩnh vực tuyển chọn như yêu cầu quy định trong TOR của từng vị trí và toàn thời
gian sau khi tốt nghiệp. Kinh nghiệm làm việc bán thời gian hoặc kinh nghiệm
làm việc trong thời gian học đại học sẽ không được xét đến.
Các điều kiện tuyển chọn đối với Nhóm tham khảo 1, 2
và 3 đòi hỏi có bằng tốt nghiệp đại học. Trong trường hợp ứng viên trình độ Tiến
sĩ hoặc Thạc sĩ thì kinh nghiệm trong lĩnh vực phù hợp theo yêu cầu sẽ được giảm
đi 2 năm. Đối với Nhóm 4, điều kiện tuyển
chọn đòi hỏi tối thiểu phải có chứng nhận tốt nghiệp Trung học phổ thông.
Phụ lục II - Nhân lực cung cấp dịch vụ
Phụ lục II-A: Chuyên gia tư vấn trong nước
Mức của Chuyên gia tư vấn
trong nước
|
Loại
|
Phạm vi công việc
|
Trình độ học vấn và kinh
nghiệm công tác tối thiểu trong lĩnh vực phù
hợp
|
Mức lương theo Đô la Mỹ và
thanh toán bằng Đồng Việt Nam
|
|
|
|
|
Tối đa theo ngày
|
Tối đa theo tháng
|
|
VNM 1
|
Thực hiện các nhiệm vụ dưới sự giám sát của một cá nhân khác
|
Có bằng tốt nghiệp đại học và có từ 3-5 năm kinh
nghiệm toàn thời gian trong lĩnh vực phù hợp
|
72
|
1.080
|
|
VNM 2
|
Thực hiện các nhiệm vụ xây dựng hoặc quản lý
|
Có bằng tốt nghiệp đại học và có từ 4-6 năm kinh
nghiệm toàn thời gian trong lĩnh vực phù hợp
|
117
|
1.751
|
|
VNM 3
|
Xây dựng, tổ chức
và quản lý các nhiệm vụ/chỉ đạo
một nhóm các tư vấn/giám sát một nhóm các cố vấn chuyên môn hoặc đa lĩnh vực
|
Có bằng Thạc sỹ liên quan và có từ 5-10 năm kinh
nghiệm toàn thời gian trong lĩnh vực phù hợp
|
192
|
2.881
|
|
VNM 4
|
Lãnh đạo một nhóm được giao xây dựng, thực hiện, theo dõi
và phát triển các chương trình và/hoặc các chiến lược, chính sách phát triển
ở tầm quốc gia.
|
Có bằng Thạc sỹ liên quan và có trên 10-15 năm kinh nghiệm
toàn thời gian trong lĩnh vực phù hợp
|
270
|
4.043
|
Ghi chú:
Nguyên tắc
chính để quyết định mức phí tư vấn phù hợp
trước tiên dựa vào bản chất của công việc hay phạm vi công việc và sau đó dựa
vào yêu cầu về trình độ học vấn và kinh nghiệm công tác trong lĩnh vực phù hợp.
Mức phí tư vấn KHÔNG được quyết định chỉ
đơn thuần dựa vào trình độ học vấn và kinh nghiệm làm việc mà một tư vấn có.
Các điều kiện tuyển
chọn đối với các đối tượng thuộc VNM 1 và VNM 2 đòi hỏi có bằng tốt nghiệp đại
học. Trong trường hợp ứng viên trình độ Tiến sĩ hoặc Thạc sĩ thì kinh nghiệm
trong lĩnh vực phù hợp theo yêu cầu sẽ được
giảm đi 2 năm.
Các định mức này có thể áp dụng cho chuyên gia tư vấn
quốc tế khi có sự nhất trí giữa các bên liên quan.
Phụ lục II-B: Phiên dịch
Phí phiên dịch
(tính theo Đô la Mỹ và thanh
toán bằng Đồng Việt Nam)
|
Mức
|
Phí
|
|
Dịch đồng thời (*)
|
|
|
Cả ngày
|
600
|
|
Nửa ngày
|
300
|
|
Một giờ
|
75
|
|
Dịch thường
|
|
|
Cả ngày
|
200
|
|
Nửa ngày
|
100
|
|
Giờ
|
25
|
Phí phiên dịch ngôn ngữ ký
hiệu
(tính theo Đô la Mỹ và thanh
toán bằng Đồng Việt Nam)
|
Mức
|
Phí
|
|
Bằng tiếng Việt
|
|
|
Cả ngày
|
100
|
|
Nửa ngày
|
50
|
|
Từ tiếng Anh sang tiếng Việt hoặc Việt- Anh
|
|
|
Cả ngày
|
600
|
|
Nửa ngày
|
300
|
(*) Mức dịch đồng thời được thanh toán theo nửa ngày hoặc cả ngày và không theo số lượng người cung cấp dịch vụ.
Phụ lục Il-C: Biên dịch
Phí biên dịch
(tính theo Đô la Mỹ và thanh
toán bằng Đồng Việt Nam)
|
Tiếng Anh hoặc tiếng của một nước thuộc EU sang
tiếng Việt
|
11 USD/trang (gồm 350 từ)
|
|
Tiếng Việt sang tiếng Anh hoặc tiếng của một nước
thuộc EU
|
11 USD/trang (gồm 350 từ)
|
Ghi chú:
Các mức trên có thể tăng và cao nhất đến mức 10% trong
trường hợp ngoại lệ trên cơ sở ngân sách
của dự án đáp ứng được, có giải trình của CQTH và được nhà tài trợ chấp nhận.
Trong trường hợp tài liệu yêu cầu dịch ban đầu có sự
thay đổi mà cần phải chỉnh sửa lại bản đã dịch của tài liệu ban đầu này thì có
thể áp dụng định mức sửa đổi biên dịch cho tài liệu đã dịch theo mức 2
USD/trang (gồm 350 từ) đối với toàn bộ tài liệu.
Phụ lục II-D: Cán bộ hướng dẫn - hỗ
trợ (áp dụng nếu thấy phù hợp)
Mức tính theo ngày
(đơn vị: Đồng Việt Nam)
|
1. Thực hiện nhiệm vụ phức tạp yêu cầu có kiến thức
kỹ thuật chuyên sâu, làm việc độc lập, có kỹ năng phân tích và giải quyết vấn
đề, có khả năng giao tiếp tốt.
|
900.000
|
|
2. Thực hiện những nhiệm vụ phức tạp đòi hỏi có
kiến thức về kỹ thuật, làm việc độc lập và có kỹ năng phân tích.
|
700.000
|
|
3. Hỗ trợ hành chính và hậu cần
|
300.000
|
Phụ lục III - Công tác phí
|
Địa điểm/ Khu vực
|
Công tác phí
(Tính bằng Đô la Mỹ và thanh toán bằng tiền Đồng Việt Nam)
|
|
Định mức phòng ở
|
Định mức ăn và tiêu vặt
|
Tổng
|
|
Các quận nội thành TP. Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh
|
41
|
34
|
75
|
|
Các quận nội thành thuộc TP. Cần Thơ, TP. Đà Nẵng
và TP. Hải Phòng
Các thành phố du lịch trọng điểm gồm TP. Đà Lạt,
TP. Đồ Sơn, TP. Hội An, TP. Huế, TP. Hạ Long, TP. Nha Trang, Phú Quốc và TP. Vũng Tàu
|
37
|
30
|
67
|
|
- Các tỉnh lỵ khác và thị trấn Sapa
- Các huyện ngoại thành TP. Hà Nội, TP. Hồ Chí
Minh, TP. Cần Thơ, TP. Đà Nẵng và TP. Hải Phòng
|
22
|
19
|
41
|
|
Các nơi khác
|
16
|
14
|
30
|
Phụ lục IV - Chi phí trọn gói tổ chức cuộc họp, hội
nghị hay sự kiện cấp cao
|
Địa điểm/ Khu vực
|
Chi phí tối đa trọn gói theo đầu
người
(Tính bằng Đô la Mỹ và thanh toán bằng tiền Đồng Việt Nam)
|
|
Sự kiện nửa ngày
|
Sự kiện cả ngày
|
|
Mức tiêu chuẩn
|
Mức cao
|
Mức tiêu chuẩn
|
Mức cao
|
|
Các quận nội thành TP. Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh
|
|
22
|
29
|
40
|
|
- Các quận nội thành thuộc TP. Cần Thơ, TP. Đà Nẵng và TP. Hải Phòng
- Các thành phố du lịch trọng điểm gồm TP. Đà Lạt,
TP. Đồ Sơn, TP. Hội An, TP. Huế, TP. Hạ Long, TP. Nha Trang, Phú Quốc và TP. Vũng Tàu
|
16
|
18
|
26
|
32
|
|
Các nơi khác
|
14
|
15
|
22
|
27
|
Phụ lục V - Thanh toán chi phí sử dụng phương tiện đi
lại của cá nhân theo km
Mức thanh toán chi phí sử dụng phương tiện theo Km 0,175 USD
Việc thanh toán chi phí sử dụng phương tiện đi lại của cá nhân chỉ áp dụng đối với các chuyến công tác, các cuộc họp và hội nghị được tổ chức tại địa điểm không thuộc nơi thường trú.
Phụ lục VI - Chi phí taxi đi sân bay
|
STT
|
Sân bay
|
Địa điểm
|
Taxi sân bay - vé một chiều
(Tính bằng Đồng Việt Nam)
|
|
1
|
Điện Biên
|
Điện Biên
|
30.000
|
|
2
|
Nội Bài
|
TP. Hà Nội
|
300.000
|
|
3
|
Cát Bi
|
TP. Hải Phòng
|
115.000
|
|
4
|
Vinh
|
TP. Vinh
|
110.000
|
|
5
|
Đồng Hới
|
Đồng Hới
|
170.000
|
|
6
|
Phú Bài
|
TP. Huế
|
220.000
|
|
7
|
Đà Nẵng
|
TP. Đà Nẵng
|
75.000
|
|
8
|
Chu Lai
|
TP. Tam Kỳ và TP Quảng Ngãi
|
595.000
|
|
9
|
Plêiku
|
TP. Plêiku
|
105.000
|
|
10
|
Phù Cát
|
TP. Quy Nhơn
|
365.000
|
|
11
|
Tuy Hòa
|
Tuy Hòa
|
115.000
|
|
12
|
Buôn Ma
Thuột
|
TP. Buôn Ma Thuột
|
165.000
|
|
13
|
Cam Ranh
|
TP. Nha Trang
|
315.000
|
|
14
|
Liên Khương
|
TP. Đà Lạt
|
290.000
|
|
15
|
Tân Sơn
Nhất
|
TP. Hồ Chí Minh
|
150.000
|
|
16
|
Rạch Soi
|
Rạch Giá
|
145.000
|
|
17
|
Phú Quốc
|
Phú Quốc
|
85.000
|
|
18
|
Cần Thơ
|
TP. Cần Thơ
|
250.000
|
|
19
|
Côn Đảo
|
Côn Đảo
|
290.000
|
|
20
|
Cà Mau
|
Cà Mau
|
45.000
|
Phụ lục VII - Các vùng (huyện) khó khăn
|
Tỉnh
|
Số huyện nghèo nhất
|
Tên huyện
|
|
Hà Giang
|
6
|
Đồng Văn, Mèo Vạc, Yên Minh, Quản Bạ, Hoàng Su Phì,
Xín Mần
|
|
Cao Bằng
|
5
|
Bảo Lâm, Bảo Lạc, Thông Nông, Hà Quang, Hạ Lang
|
|
Lào Cai
|
3
|
Si Ma Cai, Mường Khương, Bắc Hà
|
|
Yên Bái
|
2
|
Mù Căng Chải, Trạm Tấu
|
|
Bắc Kạn
|
2
|
Ba Bể, Pắc Nậm
|
|
Bắc Giang
|
1
|
Sơn Động
|
|
Phú Thọ
|
1
|
Tân Sơn
|
|
Sơn La
|
5
|
Sốp Cộp, Phù Yên, Bắc Yên, Mường La, Quỳnh Nhai
|
|
Lai Châu
|
5
|
Mường Tè, Phong Thổ, Sìn Hồ, Than Uyên, Tân Yên
|
|
Điện Biên
|
4
|
Điện Biên Đông, Mường Nhé, Tủa Chùa, Mường Áng
|
|
Thanh Hóa
|
7
|
Lang Chánh, Thường Xuân, Quan Hóa, Quan Sơn, Mường
Lát, Như Xuân, Bá Thước
|
|
Nghệ An
|
3
|
Kỳ Sơn, Tương Dương, Quế Phong
|
|
Quảng Bình
|
1
|
Minh Hóa
|
|
Quảng Trị
|
1
|
Đa Krông
|
|
Quảng Ngãi
|
6
|
Sơn Hà, Trà Bồng, Sơn Tây, Minh Long, Tây Trà, Ba Tơ
|
|
Quảng Nam
|
3
|
Phước Sơn, Tây Giang, Nam Trà My
|
|
Bình Định
|
3
|
An Lão, Vĩnh Thạnh, Vân Canh
|
|
Ninh Thuận
|
1
|
Bắc Ái
|
|
Kon Tum
|
2
|
Tu Mơ Rông, Kou Plông
|
|
Lâm Đồng
|
1
|
Đam Rông
|
UN-EU GUIDELINES FOR FINANCING OF
LOCAL COSTS IN DEVELOPMENT
CO-OPERATION
WITH VIET NAM
Version 2015
ISSUED BY UN AGENCIES IN VIET
NAM, THE EU DELEGATION TO VIET NAM
AND THE MINISTRY OF PLANNING AND INVESTMENT OF VIET NAM
PREFACE
We are pleased to present these updated guidelines,
including a set of unified norms for local costs related to the management of Official Development Assistance
(ODA) in Viet Nam. This is a result of a joint collaboration between the
Government of Viet Nam (GoV). United Nations (UN) and European Union (EU).
We commend the GoV for leading this tripartite
initiative, thereby creating greater transparency and a basis for harmionization and alignment between
donors and Government, in the spirit of the Ha Noi Core Statement on Aid
Effectiveness.
The results of this joint endeavour can be found in these guidelines. The UN/EU is committed to follow these guidelines as much as
possible subject to their respective rules and regulations.
Other donors are invited to use these guidelines for
their ODA projects/programmes in Viet Nam.
We firmly believe that these harmonized cost norms will make a tangible contribution to
improving aid effectiveness in Viet Nam.
Ha Noi, April 2015
|
Nguyen Chi Dzung
Vice
Minister
Ministry of Planning and Investment of
Viet Nam
|
Pratibha Mehta
Resident
Coordinator United Nations in Viet Nam
|
Franz Jessen
Ambassador/Head
of Delegation of the European Union to Viet Nam
|
TABLE
OF CONTENT
PREFACE
TABLE OF CONTENT
LIST OF ACRONYMS
INTRODUCTION
GLOSSARY OF KEY TERMS
Implementing Partner/Agency
Project Personnel
Service Providers
Regular Project Meetings
A High Level Meeting, Conference or Event
Per Diem
Authorization to Work for a Project
Relevant Experience
SCOPE OF APPLICATION
GUIDING PRINCIPLES
1. Viet Nam Contributions to Project/Programme Budgets
2. Project Personnel
3. Service Providers
4. Per Diem
QUALITATIVE STANDARDS
1. Payment
2. Vietnamese Law
3. Rates
4. Per Diem
5. Travel
6. Project Personnel
7. Meetings/Conferences/Events
8. Service
Providers
9. Resource Persons
10. Hardship Allowance
ANNEXES
Annex I - Project Personnel Pro Forma Costs
Annex II - Service Providers
Annex II-A:
National Consultants Rates
Annex II-B: Interpretation Services Rate
Annex II-C: Translation Rates
Annex II-D: Resource Person Rates (where applicable)
Annex III - Per Diem:
Annex IV - Meeting Package Cost
Annex V - Reimbursement per Kilometre for Use of
Private Vehicle
Annex VI - Airport Taxi
Annex VII - Hardship (District) Locations
LIST OF ACRONYMS
|
EU
|
European Union
|
|
GoV
|
Government of Viet Nam
|
|
IP
|
Implementing Partner/Agency
|
|
MOF
|
Ministry of Finance
|
|
MPI
|
Ministry of Planning and Investment
|
|
ODA
|
Official
Development Assistance
|
|
TOR
|
Terms of Reference
|
|
UN
|
United Nations
|
INTRODUCTION
In June 2009, the GoV, UN and EU for the first time introduced the common UN-EU Guidelines for Financing of Local
Costs in Development Co-operation with Viet Nam (Version 2009). This
all-encompassing concerted effort - based upon an open market approach - was
considered a significant step towards gradual alignment of donor cost norms and
GoV systems for ODA-funded programmes and projects in Viet Nam. It also signified the GoV’s intention to
progressively update its cost norms closer to market conditions.
Since 2009, the common UN-EU Guidelines approach has
brought positive results for improving aid effectiveness and strengthening national
ownership in Viet Nam and further
facilitate the implementation of ODA-funded programmes and projects in Viet
Nam.
This common UN-EU Guidelines document is based upon
the following principles:
· Reflect the spirit of the Ha
Noi Core Statement in respect of harmonization and alignment, with increased ownership
and capacity in public systems involved in ODA, at all levels
· Ensure transparency and accountability in utilizing ODA resources under specific ODA agreements
· Enable appropriate resourcing and effective implementation of projects
in a timely manner
· Simplify structures giving clear guidelines for
implementation
· Use of local market conditions through the application of qualitative
standards linked to respective reference markets using
an established methodology
· Encourage the adoption of best practices
· Facilitate periodical reviews of rates, at least annually, using the same methodology suggested by the Tripartite Working Group1.
GLOSSARY OF KEY TERMS
Implementing Partner/Agency
Is the entity selected by the GoV, UN and the EU and
documented in the detailed project outline or project document to directly manage and implement a programme or project supported by a UN Agency or the EU.
Project Personnel
An individual (in a position as identified in Annex I) directly contracted through a selection process by the IP to provide services to the IP as per the
agreed terms of reference (TOR).
Service Providers
Individuals who are not project personnel and meet the requirements identified by the project to provide
technical and professional support services in
specific fields, issues and activities during a specified period as designated in the work
plan. Service providers include the following:
Consultants
Tasked to provide specific and time bound outputs,
for which they are contracted through a selection process, as per the agreed TOR.
Interpreters Translators
Experienced professionals with a proven official record of providing high quality
translation/interpretation services
(including sign language) for UN agencies, the EU or other international
donor organizations and (or) their projects, in relevant subject areas to provide
interpretation/translation services in support of specific project activities.
Resource Persons
Individuals who are required to prepare and/or provide inputs to finalize resource materials, organize/facilitate and/or provide
technical/intellectual inputs for training, seminar and workshop events of a specific project.
Regular Project Meetings
Meetings that concern project management.
A High Level Meeting, Conference or Event
An event chaired or participated in by a
representative equal to or higher than a minister or provincial people’s
committee chairman from the GoV side and/or a representative equal to or higher
than an ambassador/head of mission from the donor side.
Per Diem
Comprises the total allowance intended to cover
accommodation, meals and sundry expenses (incidentals), including transport
costs from place of accommodation to the first meeting location in the
area of official business, and vice versa.
Authorization to Work for a
Project
Authorization to work for a project must be in the
form of written permission from an appropriate representative of an employer to
an individual to work as project personnel or a service provider for a project/programme for a specified
period of time.
Relevant Experience
Full-time work experience after graduation in the
area of expertise as required in
the TOR.
SCOPE OF APPLICATION
These common UN-EU guidelines are applicable to activities under
projects/programmes funded by the UN and/or EU
that are approved in project documents and/or work plans and
implemented by IPs and other counterparts in Viet Nam.
The cost norms in these common UN-EU guidelines
concem general project management and implementation costs.
For specific cost categories not covered in the common UN-EU guidelines, they can be addressed by additional sector-specific cost norms and/or cost norms established by legally recognized implementing partners approved by the MPI, MOF and donors.
The guidelines are available in English and Vietnamese languages and
both versions are considered to be of equal official standing. In the unlikely case of discrepancies between
the two versions, the English
version will take precedence over the Vietnamese one.
These guidelines become effective for all new and ongoing
project/programmes as of the date of signature of this document. In the case of ongoins
and officially committed projects/programmes,
the application is subject to their current financial year budget availability.
These common UN-EU guidelines, when implemented, will
completely supersede all previous common UN-EU guidelines.
GUIDING PRINCIPLES
1. Viet Nam Contributions to Project/Programme Budgets
The GoV is expected to meet the following costs:
i. Salaries and allowances for GoV officials of the implementing partners,
and for GoV officials on secondment to the
project/programme
ii. Project office costs: encompassing electricity, local telecommunications
services, water, office space as well as office equipment and furniture, if available in working
condition
iii. Project operational costs: encompassing electricity, water,
work space, fuel, maintenance and repair costs for project equipment and
vehicles if ownership of equipment and
vehicles has been transferred to the IP
iv. Use of IP’s facilities, in principle when feasible, for trainings,
workshops and seminars are to be provided on a gratis basis
v. Costs of organizing regular project meetings.
Except in the cases of (i) and (iv) above, if the
required contribution from the IP is beyond its capacity, upon formal approval of the corresponding
donor, the shortfall in funding could be filled by the project budget based on
the submission of an official request by the IP.
If a IP is not a GoV entity, the IP will be
responsible for costs as outlined above in points (ii) to (v).
2. Project Personnel
Project personnel are employed from outside an IP in cases (a) when the IP is not in
a position to provide personnel with a level of competence required for the
implementation of the project/programme
from its own resources, and/or (b) where other
circumstances do not make it possible or feasible to use IP personnel.
Project personnel are recruited and remunerated under
conditions specified in Annex I.
If prospective project personnel do not resign from
his/her current job to work/consult for the project/programme for a specific amount of time, authorization to
work for the project is required from the
appropriate representative of his/her employer.
3. Service Providers
i. Consultants, interpreters, translators and resource persons must be
recruited from outside IP to provide services for a specific task or assignment conducted during
a specified period of time as designated in the work plan. In cases where the
recruited service provider is currently
employed, an authorization to work for the project is required.
ii. In cases when the local labour market cannot provide the personnel as
specified under item 3(i) above
with specialized expertise as required by the project, staff members of the IP can
be recruited as service providers provided
that:
- They have specialized expertise
required and meet the qualifications as outlined in TORs:
- They have authorization to work issued by the IP;
- Their recruitment is agreed upon by the donor.
iii. Service providers are remunerated as per the following:
- Consultants are paid on an agreed basis (e.g. daily or monthly) at rates
outlined in Annex II-A or as a fixed amount resulting from
competitive bidding.
- lnterpreters or translators are paid at rates as per Annex II-B for interpretation services
and Annex Il-C for translation services.
- Resource persons are paid at rates as per Annex II-D.
iv. Remuneration fơr consultants, interpreters and translators may also be determined by a competitive bidding process on a
case-by-case basis.
4. Per Diem
Per diems are paid to cover the costs of
participation in trainings, workshops, seminars, conferences, monitoring missions or any other mission in
Viet Nam, including overnight stay(s) away from an employee's habitual place
of residence as required by the project director or designated person based on the approved work plan.
The full per diem will only be paid in cases where
accommodation, meals and other
expenses are not covered by any other means. The per diem will be reduced if officialIy covered by project or project-related entities under the following circumstances: (a) if
accommodation is provided, the per diem will be reduced by the amount specified as the room rate as per Annex III, (b) if meals are provided, then the meals and incidentals amounts as per Annex III will be reduced by 30% each for lunch and dinner and 15% for breakfast.
Lunch should be provided by the project/programme for full-day events if the project decides it is more economical to do
so. If lunch cannot be arranged,
30% of the applicabie meals and incidentals column of Annex III is to be paid to participants who are not eligible for a per diem.
For official
travel or a mission exceeding 10 hours, including travel time and returning the same day, the full amount specified in the meals and incidentals
column of Annex III for the place of the
mission is applicable for the per diem.
For half-day events, no per diem is provided to participants.
If the last day of the official travel/mission
exceeds 10 hours or more including travel time, 60% of the amount specified in the meals and
incidentals column of Annex in for the place of the mission is applicable for
the per diem of the last day.
Payment will be made on a lump sum basis.
QUALITATIVE STANDARDS
1. Payment
ln the case of cost norm items stipulated in US
Dollars, payments will be made in
Viet Nam Dong, using the exchange rate of the day of payment applied by the
corresponding donor.
2. Vietnamese Law
The IP is responsible for applying Vietnamese Law in terms of payment, retention, filing,
etc, for taxes (PIT, VAT, etc.) and insurance (health, social, unemployment, etc.).
3. Rates
The rates in these common UN-EU guidelines are all-inclusive rates (i.e.
inclusive of all applicable tax and insurance, and other subsidies, if any).
4. Per
Diem
Per diem rates for participants of workshops, meetings and conferences are based on mid-range
quality, equivalent to a three-star
hotel. Breakfast, lunch and dinner are also based on mid-range
quality, equivalent to that served in a three-star hotel. See Annex III.
5. Travel
Transportation costs are set as follows:
i. For air, land, waterway travel, the most direct and economic route
in economy class in accordance with the least costly fare structure using public transportation and time least
spent travelline should be taken into account when deciding the mode of transport.
ii. Private transportation for project-related purposes is only permitted when point (i) above cannot
be applied due to the unavailability of public transportation. The use of private transportation for project-related purposes is only reimbursed at a standard cost per kilometre on distance basis upon
prior approval of the project director or designated person based on the
approved work plan. See Annex V.
iii. The cost of use of individual/private transportation shall only be
reimbursed when joint/pooled transportation
cannot be arranged.
iv. Rental of different transportation, which should be of a
non-luxurious nature, shall only be undertaken for specific
tasks such as project monitoring and with prior approval of the project
director based on the approved work plan using the
prevailing market rate.
v. For air travel requiring journeys to and from an airport, a lump sum reimbursement of a
person's taxi travel costs will apply. See
Annex VI.
With the exception of points (ii) and (v) above,
supporting documentation must be
provided with all expense claims.
6. Project Personnel
The project personnel pro forma costs and
categorisation will be referenced to local market surveys for equivalent work.
The project personnel pro forma
costs must be consistent with prevailing levels for similar services and
comparable work in the local labour market. See Annex I.
7. Meetings/Conferences/Events
i. Generally, meeting room costs for
meetings/conferences/events and other associated costs should not be higher in standard and cost than those of a three-star
hotel or equivalent and not exceed the rates under ‘standard level’ in Annex IV.
ii. In cases of high level meetings, conferences or events where a higher standard (higher than three-star) is
required as approved in the quarterly work plan, the meeting package cost per participant of this higher standard for a half or full day event
hotel should not exceed the rates specified under ‘high level’ in Annex IV. In cases where high level meetings, conferences or events are to be held in
a hotel of higher standard and have yet to be
approved in the quarterly work plan, official written acceptance by the donor
must be obtained.
iii. The meeting package cost per participant include meeting room rental, costs for two tea breaks
and a lunch for a full day event, a tea break and lunch for a half day event
along with the provision of complimentary equipment such as table microphones, wireless microphones, sound system,
event backdrops, note pads, pencil and water for all participants in accordance
with the policy of the hotel. The meeting package does not include translation
equipment or conference headphones.
Prior approval should be obtained from the donor in case of additional
expenses is charged to facilitate the participation of disabled people.
8. Service Providers
Rates are established to broadly reflect pay that is comparable to the
remuneration of project personnel and covers services for consultancies,
translation, interpretation, resource
persons, technical inputs, production of technical
reports and policy papers, etc. See Annex II-A to Annex II-D.
9. Resource Persons
Resource persons can only be contracted if their input does
not exceed five consecutive working days.
The number of resource persons providing organizalional support to an
event should not exceed more than two people. See Annex II-D.
10. Hardship Allowance
The hardship allowance aims to compensate
non-resident service providers/project personnel living long-term in difficult conditions at locations
declared by the GoV as the poorest districts in Viet Nam. The hardship allowance is applied to districts as
indicated in the list of 62 poorest districts of
Viet Nam published on 1 March 2010 in
accordance to the Government Resolution No.30a/2008/NQ-CP on
27 December 2008 (See Annex VII). This allowance is based upon a maximum 10%
increase in standard rates.
ANNEXES
Annex I - Project Personnel Pro Forma Costs
|
Maximum Monthly Pro Forma Cost2
Per Project Personnel - USD (payable in VND)
|
Step 1
|
Step 2
|
Step 3
|
Step 4
|
Step 5
|
|
Reference Category
|
2 to 5 Yr. relevant full time Experience
|
6 to 10 Yr. relevant full time Experience
|
11 to 15 Yr. relevant Experience
|
16 to 20 Yr. Relevant Experience
|
20 Yr. Relevant Experience and Over
|
|
1. Project Director/ Coordinator/ Manager
|
1,270
|
1,483
|
1,696
|
1,909
|
2,121
|
|
2. Technical Specialist
|
1,058
|
1,167
|
1,434
|
1,622
|
1,811
|
|
3. Project Administrative Assistant/ Secretary, Accountant,
Interpreter/ Translator
|
718
|
849
|
980
|
1,110
|
1,241
|
|
4. Clerk, Driver, Auxiliary Staff, Messenger, Cleaner
(Secondary education)
|
338
|
386
|
434
|
483
|
530
|
Note:
Work experience is only counted if it is relevant to
the scope of work for the position and full time after university graduation.
Part-time work or experience gained during university study should not be
counted.
Qualification
for reference categories 1, 2 and 3 requires a
University degree. Should an applicant possess a PhD or a Master’s degree then the required relevant
experience can be reduced by two years. For posts under reference category 4, the minimum
requirement is secondary/high school education graduation.
Annex II - Service Providers
Annex II - A: National Consultants Rales
|
National Consultants Rates
|
|
Category
|
Scope of Service
|
Relevant Education and
Work Experience
|
Remuneration in USD
payable in VND
|
|
Daily Maximum
|
Monthly Maximum
|
|
VNM 1
|
Working on an assignment under the supervision of
another person
|
University Degree plus 3-5 years relevant full time
experience
|
72
|
1,080
|
|
VNM 2
|
Formulating or managing assignments
|
University Degree plus 4-6 years relevant full time experience
|
117
|
1,751
|
|
VNM3
|
Formulating, organizing and managing assignments/leading a small team of advisers/supervising a team of technical or multi
sector advisers
|
Master’s Deeree plus 5-10 years relevant full time experience
|
192
|
2,881
|
|
VNM4
|
Leading a team entrusted with conceiving,
implementing. monitoring, development programmes and/or strategies of national scope or
development policies
|
Master’s Degree plus 10-15 relevant full
time experience
|
270
|
4,043
|
Note:
The guiding principle defining a suitable consultancy rate is based
firstly on the nature of the
assignment/scope of service and secondly on the relevant education and work
experience required to accomplish it. The rate should not solely be based on a consultant’s general education and work
experience.
Qualification for the first two categories, VNM 1 and
VNM 2, requires a University decree. But, if an applicant possesses a PhD or a
Master’s degree, the required relevant full-time
work experience could be reduced by two years.
These rates are also applicable to international consultants as and when
agreed upon between the related parties.
Annex II-B: Interpretatlon Services
Rate
Interpretation Rates in USD (payable in VND)
|
Level
|
Rate
|
|
Simultaneous (*)
|
|
|
Daily
|
600
|
|
Half Day
|
300
|
|
Hourly
|
75
|
|
Non Simultaneous
|
|
|
Daily
|
200
|
|
Half Day
|
100
|
|
Hourly
|
25
|
Sign Language Interpretation Rates in USD (payable in VND)
|
|
Rate
|
|
In Vietnamese
|
|
|
Half Day
|
100
|
|
Hourly
|
50
|
|
English-Vietnamese or
Vietnamese-English
|
|
|
Daily
|
600
|
|
Half Day
|
300
|
(*) The simultaneous interpretation services rate is paid per full or half day
irrespective of the number of people providing the service.
Annex II-C: Translation Rates
Translation Rates in USD
(payable in VND)
|
English/EU Language to Vietnamese
|
USD 11 per page of 350 words
|
|
Vietnamese to English/EU Language
|
USD 11 per page of 350 words
|
Note:
Rates may be increased by up to 10% in exceptional circumstances, subject to availability of funds with justification by the IP and approval
of the donor(s).
In cases where there is a change or revision to the original
document requiring additional translation, an additional charge of USD2 per page of 350 words will apply.
Annex II-D: Resource Person Rates (where
applicable)
Resource Person Daily Rates
(VND)
|
1. Complex tasks that require thorough technical knowledge, autonomy, analytical and problem
solving skills, and ability to communicate clearly.
|
900,000
|
|
2. Completed tasks that require
technical knowledge, autonomy, and analytical skills.
|
700,000
|
|
3. Logistics and administrative
support.
|
300,000
|
Annex III - Per diem
|
Location
|
Per Diem - USD payabe in VND
|
|
Area
|
Room Rate
|
Meals & Incidentals
|
Total
|
|
Urban Districts of Ha Noi and Ho Chi Minh City
|
41
|
34
|
75
|
|
- Urban Districts of Can Tho City, Da Nang City and
Hai Phong City
|
37
|
30
|
67
|
|
- Tourism cities including Da Lat, Do Son, Hoi An,
Hue, Ha Long, Nha Trang, Phu Quoc and Vung Tau
|
|
- Other townships and Sa Pa town
|
22
|
19
|
41
|
|
- Rural Districts of Ha Noi and Ho Chi Minh City,
Can Tho City, Da Nang City and Hai Phong City
|
|
Elsewhere
|
16
|
14
|
30
|
Annex IV - Meeting Package Cost
(payable in VND)
|
Location/Area
|
Maximum Per Participant
AII Inclusive - USD (payable in VND)
|
|
Half day event
|
Full day event
|
|
|
Standard Level
|
High Level
|
Standard Level
|
High Level
|
|
Urban Districts of Ha Noi and Ho Chi Minh City
|
19
|
22
|
29
|
40
|
|
- Urban Districts of Can Tho City, Da Nang City and
Hai Phong City
- Tourism cities including Da Lat, Do Son, Hoi An,
Hue, Ha Long, Nha Trang, Phu Quoc and Vung Tau
|
16
|
18
|
26
|
32
|
|
|
|
|
|
|
Elsewhere
|
14
|
15
|
22
|
27
|
Annex V - Reimbursement per Kilometre for Use of
Private Vehicle
|
Reimbursement rate
per Km
|
USD 0.175
|
Reimbursement will only apply for missions, meetings and conferences, which take place outside of the office/project duty station.
Annex VI - Airport Taxi
|
No.
|
Airport
|
Location
|
Airport Taxi - One Way
(Amount in VND)
|
|
1
|
Dien Bien
|
Dien Bien
|
30,000
|
|
2
|
Noi Bai
|
Ha Noi City
|
300,000
|
|
3
|
Cat Bi
|
Hai Phong City
|
115,000
|
|
4
|
Vinh
|
Vinh City
|
110,000
|
|
5
|
Dong Hoi
|
Dong Hoi City
|
170,000
|
|
6
|
Phu Bai
|
Hue City
|
220,000
|
|
7
|
Da Nang
|
Da Nang City
|
75,000
|
|
8
|
Chu Lai
|
Tam Ky City and Quang Ngai City
|
595,000
|
|
9
|
Pleiku
|
Pleiku City
|
105,000
|
|
10
|
Phu Cat
|
Quy Nhon City
|
365,000
|
|
11
|
Tuy Hoa
|
Tuy Hoa City
|
115,000
|
|
12
|
Buon Ma Thuot
|
Buon Ma Thuot City
|
165,000
|
|
13
|
Cam Ranh
|
Nha Trang City
|
315,000
|
|
14
|
Lien Khuong
|
Da Lat City
|
290,000
|
|
15
|
Tan Son Nhat
|
Ho Chi Minh City
|
150,000
|
|
16
|
Rach Soi
|
Rach Gia
|
145,000
|
|
17
|
Phu Quoc
|
Phu Quoc
|
85,000
|
|
18
|
Can Tho
|
Can Tho City
|
250,000
|
|
19
|
Con Dao
|
Con Dao
|
290,000
|
|
20
|
Ca Mau
|
Ca Mau
|
45,000
|
Annex VII - Hardship (District) Locations
|
Province
|
Number of Poorest
Districts
|
Districts
|
|
Ha Giang
|
6
|
Dong Van, Hoang Su Phi, Meo Vac, Quan Ba, Yen Minh, Xin Man
|
|
Cao Bang
|
5
|
Bao Lac, Bao Lam, Ha Lang, Ha Quang, Thong Nong
|
|
Lao Cai
|
3
|
Bac Ha, Muong Khuong, Si Ma Cai
|
|
Yen Bai
|
2
|
Mu Cang Chai, Tram Tau
|
|
Bac Kan
|
2
|
Ba Be, Pac Nam
|
|
Bac Giang
|
1
|
Son Dong
|
|
Phu Tho
|
1
|
Tan Son
|
|
Son La
|
5
|
Bac Yen, Muong La, Phu Yen, Quynh Nhai, Sop Cop
|
|
Lai Chau
|
5
|
Muong Te, Phong Tho, Sin Ho, Tan Yen, Than Uyen
|
|
Dien Bien
|
4
|
Dien Bien Dong, Muong Ang, Muong Nhe,
Tua Chua
|
|
Thanh Hoa
|
7
|
Ba Thuoc, Lang Chanh, Muong Lat, Nhu Xuan, Quan Hoa, Quan Son,
Thuong Xuan
|
|
Nghe An
|
3
|
Ky Son, Que Phong, Tuong Duong
|
|
Quang Binh
|
1
|
Minh Hoa
|
|
Quang Tri
|
1
|
Da Krong
|
|
Quang Ngai
|
6
|
Ba To, Minh Long, Son Ha, Son Tay, Tay Tra, Tra Bong
|
|
Quang Nam
|
3
|
Nam Tra My, Phuoc Son, Tay Giang
|
|
Binh Dinh
|
3
|
An Lao, Van Canh, Vinh Thanh
|
|
Ninh Thuan
|
1
|
Bac Ai
|
|
Kon Tum
|
2
|
Kon Plong, Tu Mo Rong
|
|
Lam Dong
|
1
|
Dam Rong
|