Công văn 2159/BHXH-ST 2014 chấn chỉnh xử lý vướng mắc công tác thu cấp sổ BHXH thẻ BHYT

• Số hiệu: 2159/BHXH-ST
• Loại văn bản: Công văn
• Nơi ban hành: Bảo hiểm xã hội Việt Nam
• Người ký: Đỗ Văn Sinh
• Ngày ban hành: 18/06/2014

BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 2159/BHXH-ST V/v chấn chỉnh và xử lý những tồn tại, vướng mắc trong công tác thu; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT	Hà Nội, ngày 18 tháng 06 năm 2014

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Thời gian vừa qua, Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là BHXH tỉnh), về cơ bản đã thực hiện đúng các quy định ban hành kèm theo Quyết định số 1111/QĐ-BHXH ngày 25/10/2011 về việc quy định quản lý thu bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT); cấp, quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT; Quyết định số 1518/QĐ-BHXH ngày 20/12/2011 về việc ban hành mẫu sổ BHXH; Quyết định số 829/QĐ-BHXH ngày 26/7/2013 của BHXH Việt Nam về việc ban hành các phần mềm ứng dụng thuộc dự án "Nâng cấp phần mềm quản lý thu SMS" của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam. Tuy nhiên, trong quá trình tổ chức thực hiện vẫn còn một số tồn tại, vướng mắc như: một số tỉnh chưa thực hiện đúng các quy định về phân cấp quản lý thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; luân chuyển hồ sơ, dữ liệu giữa các phòng thuộc BHXH tỉnh và bộ phận thuộc BHXH các quận, huyện, thị xã thuộc tỉnh (gọi chung là BHXH huyện); chưa thực hiện in, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT trên phần mềm quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT (QLST); chưa xử lý triệt để tình trạng cấp trùng thẻ BHYT trong năm 2014; việc cấp thẻ BHYT cho một số đối tượng còn chậm.

Để khắc phục những tồn tại, vướng mắc nêu trên, BHXH Việt Nam yêu cầu BHXH các tỉnh thực hiện một số nội dung sau:

1. Về triển khai các quy định quản lý

- Thực hiện nghiêm túc việc phân cấp quản lý thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; luân chuyển, lưu trữ hồ sơ, dữ liệu giữa các phòng/bộ phận nghiệp vụ; quy trình thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; quy trình kiểm tra, đối chiếu hồ sơ, dữ liệu trước khi in, xác nhận trên sổ BHXH, thẻ BHYT, theo đúng quy định tại Quyết định số 1111/QĐ-BHXH.

- Khi thẩm định hồ sơ cấp sổ BHXH, điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH (theo phân cấp quản lý), Tổ Thẩm định phải lập biên bản chi tiết cho từng hồ sơ (ghi rõ nội dung thẩm định; căn cứ thẩm định; ý kiến cụ thể, chịu trách nhiệm về nội dung thẩm định và ký xác nhận của từng thành viên).

- Đối với sổ BHXH thu hồi (do người lao động ngừng việc không nhận sổ BHXH), cơ quan BHXH phải lập danh sách thống kê đối với từng đơn vị, chi tiết tới từng người, từng số sổ BHXH và thực hiện lưu trữ, chuyển trả cho người lao động khi có yêu cầu theo đúng quy định (không được hủy, đục lỗ hoặc đóng dấu thu hồi…).

2. Về khắc phục tình trạng cấp trùng thẻ BHYT

- Tiếp tục phối hợp với các Sở, Ban, ngành và các đơn vị liên quan trên địa bàn tỉnh, để rà soát danh sách, dữ liệu cấp thẻ BHYT trong năm 2014 đối với các đối tượng được Ngân sách Nhà nước đóng, hỗ trợ toàn bộ hoặc một phần mức đóng BHYT.

- Cung cấp danh sách, dữ liệu thẻ BHYT cấp trùng tại các thời điểm từ năm 2011 đến năm 2013 (đã được Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố phê duyệt và các cơ quan Thanh tra, Kiểm toán xác định) cho các đơn vị có trách nhiệm lập danh sách đăng ký cấp thẻ BHYT, để rà soát và lập danh sách báo giảm gửi cơ quan BHXH, làm căn cứ điều chỉnh dữ liệu thu, cấp thẻ BHYT, đồng thời có văn bản đề nghị các đơn vị nêu trên thực hiện thu hồi thẻ BHYT cấp trùng nhưng vẫn còn hạn sử dụng trong năm 2014 và các năm tiếp theo.

3. Về xử lý phôi sổ BHXH, thẻ BHYT còn tồn theo mẫu cũ

Đối với phôi sổ BHXH, thẻ BHYT còn tồn theo mẫu cũ, BHXH các tỉnh, thành phố thực hiện kiểm kê, chốt số lượng và thành lập hội đồng hủy phôi sổ BHXH, thẻ BHYT (như đối với sổ BHXH, thẻ BHYT in hỏng không sử dụng được) quy định tại Quyết định số 1111/QĐ-BHXH, sau đó gửi văn bản báo cáo BHXH Việt Nam, kèm theo biên bản hủy sổ BHXH, thẻ BHYT.

4. Hướng dẫn việc ghi các tiêu thức phát sinh trong biểu mẫu quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT ban hành kèm theo Quyết định số 1111/QĐ-BHXH (có mẫu kèm theo):

- Về sổ BHXH: tại chỉ tiêu cấp lại sổ BHXH, bổ sung thêm tiêu thức: “cấp lại sổ do gộp sổ BHXH", “cấp lại sổ do hưởng trợ cấp một lần sau đó tiếp tục đi làm” và “cấp lại do nguyên nhân khác"; tại chỉ tiêu quản lý phôi sổ BHXH, bổ sung thêm tiêu thức “mất do bảo quản", “hỏng do bảo quản” và "giảm khác” vào các biểu mẫu C06-TS; S04-TS; B01-TS.

- Về thẻ BHYT: tại chỉ tiêu cấp lại, đổi thẻ BHYT, bổ sung thêm tiêu thức “cấp lại, đổi thẻ do nguyên nhân khác"; tại chỉ tiêu quản lý phôi thẻ BHYT, bổ sung thêm tiêu thức “mất do bảo quản”, “hỏng do bảo quản” và “giảm khác" vào các biểu mẫu C07-TS; S06-TS; B01-TS.

5. Về triển khai phần mềm QLST

BHXH các tỉnh khẩn trương rà soát dữ liệu và kết chuyển toàn bộ dữ liệu từ phần mềm quản lý thu (SMS) sang phần mềm QLST để in, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT. Kể từ ngày 01/7/2014 BHXH Việt Nam sẽ thực hiện khóa toàn bộ chức năng in sổ BHXH, thẻ BHYT của phần mềm SMS.

6. Về cấp thẻ BHYT cho người nghèo, cận nghèo, người có công với cách mạng và cựu chiến binh

BHXH các tỉnh tham mưu với Ủy ban nhân dân tỉnh có văn bản chỉ đạo Sở Lao động - Thương binh và Xã hội; Sở Tài chính; Ủy ban nhân dân các huyện và các đơn vị liên quan trên địa bàn tỉnh phối hợp chặt chẽ với cơ quan BHXH trong việc: lập danh sách cấp thẻ BHYT hàng năm cho đối tượng là người nghèo, cận nghèo kịp thời, chính xác, trình Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố phê duyệt, tránh việc chuyển danh sách đăng ký cấp thẻ BHYT chậm gây ảnh đến quyền lợi cho người tham gia BHYT; thực hiện quyết toán, thanh lý hợp đồng đóng BHYT và lập hồ sơ, danh sách cấp thẻ BHYT cho đối tượng là người có công với cách mạng, cựu chiến binh theo đúng thời hạn quy định tại Điểm 2.5, Khoản 2, Điều 39 Quyết định số 1111/QĐ-BHXH.

Yêu cầu BHXH các tỉnh thực hiện theo đúng các nội dung trên. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc kịp thời báo cáo về Bảo hiểm xã hội Việt Nam (Ban Sổ - Thẻ) để xem xét, giải quyết./.

Nơi nhận: - Như trên; - Tổng Giám đốc (để b/c); - Các Phó TGĐ; - Các Ban: BT, CSYT, PC, KT, CNTT; - Lưu: VT, ST (02b).

KT. TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC Đỗ Văn Sinh

BHXH …………. BHXH ………….

Mẫu C06-TS (Ban hành kèm theo QĐ số: 1111/QĐ-BHXH ngày 25/10/2011 của BHXH Việt Nam)

PHIẾU SỬ DỤNG PHÔI BÌA SỔ BHXH

Số: ……………., ngày: …………..

Họ tên cán bộ phát hành:

Phôi bìa sổ BHXH có trước khi in: ……………..                Phôi

Phôi bìa sổ BHXH còn sau khi in: ……………                   Phôi

Tên các đơn vị cấp sổ BHXH

Mã các đơn vị

Nội dung:

STT	Diễn giải	Số lượng
1	2	3
1	Số phôi sử dụng
2	Cấp mới
3	Cấp lại do mất
4	Cấp lại do hỏng
5	Cấp lại do thay đổi nhân thân
6	Cấp lại do gộp sổ
7	Cấp lại do đã hưởng trợ cấp BHXH 1 lần
8	Cấp lại do nguyên nhân khác
9	Do đổi sổ BHXH
10	Hỏng do nhà in
11	Hỏng do in
12	Mất do bảo quản
13	Hỏng do bảo quản
14	Giảm khác

Ngày ... tháng ... năm .... CÁN BỘ PHÁT HÀNH (Ký, ghi rõ họ tên)

BHXH …………. BHXH ………….

Mẫu C07-TS (Ban hành kèm theo QĐ số 1111/QĐ-BHXH ngày 25/10/2011 của BHXH Việt Nam)

PHIẾU SỬ DỤNG PHÔI THẺ BHYT

Số: ……………., ngày: …………..

Họ tên cán bộ phát hành:

Phôi thẻ BHXH có trước khi in: ……………..                    Phôi

Trong đó: Phôi lẻ chưa sử dụng …………….                    Phôi

Phôi thẻ BHXH còn sau khi in: ……………                       Phôi

Tên các đơn vị cấp thẻ BHYT

Mã các đơn vị

Nội dung:

STT	Diễn giải	Số lượng	Số serial
			Từ	Đến
1	2	3	4	5
1	Số phôi sử dụng Trong đó: Phôi lẻ
2	Tăng mới
3	Gia hạn
4	Cấp lại
5	Cấp đổi do hỏng
6	Cấp đổi do sai thông tin
7	Cấp đổi nơi KCB BĐ
8	Cấp đổi quyền lợi
9	Cấp đổi do nguyên nhân khác
10	Hỏng do nhà in
11	Hỏng do in
12	Mất do bảo quản
13	Hỏng do bảo quản
14	Giảm khác

....., ngày ... tháng ... năm ....... CÁN BỘ PHÁT HÀNH (Ký, ghi rõ họ tên)

BẢO HIỂM XÃ HỘI …………. BẢO HIỂM XÃ HỘI ………….

Mẫu B01-TS (Ban hành kèm theo QĐ số 1111/QĐ-BHXH ngày 25/10/2011 của BHXH Việt Nam)

BÁO CÁO CHỈ TIÊU
QUẢN LÝ THU, CẤP SỔ BHXH, THẺ BHYT
Tháng ……….. Năm …………..

STT	Chỉ tiêu	Mã số	ĐV tính	Trong kỳ	Lũy kế	Ghi chú
1	2	3	4	5	6	7
A	TỐNG HỢP CHUNG
I	Bảo hiểm xã hội
...	...	...	...
II	Bảo hiểm y tế
...	…	...	...
Ill	Bảo hiểm thất nghiệp
...	…	...	...
IV	Cấp sổ BHXH
1	Tổng số lao động chưa được cấp sổ kỳ trước	162	Người
2	Số LĐ tăng đã có sổ	163	Người
…	…	...	...
28	Phôi bìa sổ BHXH tồn cuối kỳ	189	Phôi
29	Số phôi bìa sổ BHXH cấp lại do gộp sổ BHXH	219	Phôi
30	Số phôi bìa sổ BHXH cấp lại do hưởng trợ cấp 1 lần sau đó tiếp tục đi làm	220	Phôi
31	Số phôi bìa sổ BHXH cấp lại do nguyên nhân khác	221	Phôi
32	Số phôi bìa sổ BHXH mất do bảo quản	222	Phôi
33	Số phôi bìa sổ BHXH hỏng do bảo quản	223	Phôi
34	Sổ phôi bìa sổ BHXH giảm khác	224	Phôi
V	Cấp thẻ BHYT
1	Tổng số thẻ BHYT có giá trị sử dụng đầu kỳ	190	Thẻ
2	Thẻ BHYT tăng mới	191	Thẻ
…	…	…	…
31	Trong đó: Phôi thẻ BHYT lẻ	218	Phôi
32	Phôi thẻ BHYT đổi do nguyên nhân khác	225	Phôi
33	Phôi thẻ BHYT mất do bảo quản	226	Phôi
34	Phôi thẻ BHYT hỏng do bảo quản	227	Phôi
35	Phôi thẻ BHYT giảm khác	228	Phôi
B	KHỐI LOẠI HÌNH (theo phân khối quản lý thu)
	KHỐI A ...........

Phụ trách thu (Ký, ghi rõ họ tên)

Phụ trách cấp sổ, thẻ (Ký, ghi rõ họ tên)

Phụ trách kế toán (Ký, ghi rõ họ tên)

Ngày…tháng…năm… Giám đốc (Ký và đóng dấu)

BHXH ………… BHXH …………

SỔ THEO DÕI SỬ DỤNG PHÔI SỔ BHXH Tháng………Năm…….

Mẫu S04-TS (Ban hành kèm theo QĐ số 1111/QĐ-BHXH ngày 25/10/2011 của BHXH Việt Nam)

STT	Diễn giải	Số phiếu	Ngày phiếu	Phôi sổ nhận trong tháng	Sử dụng															Tồn
					Cấp mới	Cấp lại								Đổi sổ BHXH	Hỏng do nhà in	CQ BHXH in hỏng	Mất do bảo quản	Hỏng do bảo quản	Giảm khác
						Mất	Hỏng	Thay đổi họ và tên	Thay đổi ngày tháng năm sinh	Gộp sổ	Sổ cũ đã hưởng trợ cấp 1 lần	Khác	Tổng
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20	21
Tổng số

……, ngày … tháng … năm …….. Cán bộ chuyên quản (Ký, ghi rõ họ tên)

BHXH ………… BHXH …………

SỔ THEO DÕI SỬ DỤNG PHÔI THẺ BHYT Tháng………Năm…….

Mẫu S06-TS (Ban hành kèm theo QĐ số 1111/QĐ-BHXH ngày 25/10/2011 của BHXH Việt Nam)

Chuyên quản sổ, thẻ:

STT	Nội dung	Số phiếu	Ngày phiếu	Nhận phôi mới	Xuất														Tồn
					Sử dụng
					Cấp mới			Cấp lại do mất	Đổi thẻ					Phôi thẻ giảm					Tổng số
					Tổng	Trong đó			Hỏng	Sai thông tin	Đổi nơi KCB BĐ	Đổi quyền lợi	Khác	Hỏng do nhà in	BHXH in hỏng	Mất do bảo quản	Hỏng do bảo quản	Giảm khác
						Gia hạn sử dụng tiếp	Đăng ký KCB tỉnh khác
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20
Tổng số

Người lập