Thông tư 21/2014/TT-BTC Người đại diện theo ủy quyền phần vốn nhà nuớc đầu tư doanh nghiệp

• Số hiệu: 21/2014/TT-BTC
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tài chính
• Người ký: Trần Văn Hiếu
• Ngày ban hành: 14/02/2014

BỘ TÀI CHÍNH --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 21/2014/TT-BTC	Hà Nội, ngày 14 tháng 02 năm 2014

THÔNG TƯ

BAN HÀNH QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO ỦY QUYỀN ĐỐI VỚI PHẦN VỐN NHÀ NƯỚC ĐẦU TƯ VÀO DOANH NGHIỆP

- Căn cứ Nghị định số 99/2012/NĐ-CP ngày 15/11/2012 của Chính phủ về phân công, phân cấp thực hiện các quyền, trách nhiệm, nghĩa vụ của Chủ sở hữu nhà nước đối với doanh nghiệp nhà nước và vốn nhà nước đầu tư vào doanh nghiệp;

- Căn cứ Nghị định số 61/2013/NĐ-CP ngày 25/6/2013 của Chính phủ về Quy chế giám sát tài chính và đánh giá hiệu quả hoạt động và công khai tài chính đối với doanh nghiệp do nhà nước làm chủ sở hữu và doanh nghiệp có vốn nhà nước;

- Căn cứ Nghị định số 71/2013/NĐ-CP ngày 11/7/2013 của Chính phủ quy định về đầu tư vốn nhà nước vào doanh nghiệp và quản lý tài chính đối với doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ;

- Căn cứ Nghị định số 215/2013/NĐ-CP ngày 23/12/2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Bộ Tài chính;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Tài chính doanh nghiệp,

Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Thông tư về Quy chế hoạt động của Người đại diện theo ủy quyền đối với phần vốn nhà nước đầu tư vào doanh nghiệp.

Điều 1. Ban hành kèm theo Thông tư này Quy chế hoạt động của Người đại diện theo ủy quyền đối với phần vốn nhà nước đầu tư vào doanh nghiệp.

Điều 2. Thông tư này có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 04 năm 2014.

Điều 3. Người đại diện theo ủy quyền đối với phần vốn nhà nước đầu tư vào doanh nghiệp; các cơ quan, tổ chức được Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phân công, phân cấp hoặc giao Chủ sở hữu phần vốn nhà nước đầu tư vào doanh nghiệp chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này./.

Nơi nhận: - Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ; - Văn phòng Tổng Bí thư; - Văn phòng Trung ương và các Ban của Đảng; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Văn phòng Chính phủ; - Toà án nhân dân tối cao; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Kiểm toán nhà nước; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Văn phòng BCĐ Trung ương phòng chống tham nhũng; - Cơ quan Trung ương của các đoàn thể; - Sở Tài chính, Cục Thuế các tỉnh thành phố trực thuộc TW; - Các Tập đoàn kinh tế, Tổng công ty; - Công báo; Website Chính phủ; Website BTC; - Cục kiểm tra văn bản - Bộ Tư pháp; - Các đơn vị thuộc Bộ Tài chính; - Lưu: VT, Cục TCDN.

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Trần Văn Hiếu

QUY CHẾ

HOẠT ĐỘNG CỦA NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO ỦY QUYỀN ĐỐI VỚI PHẦN VỐN NHÀ NƯỚC ĐẦU TƯ VÀO DOANH NGHIỆP
(Ban hành kèm theo Thông tư số 21/2014/TT-BTC ngày 14 tháng 2 năm 2014 của Bộ Tài chính)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định về chế độ hoạt động của Người đại diện theo ủy quyền đối với phần vốn nhà nước đầu tư vào doanh nghiệp; mối quan hệ giữa Chủ sở hữu phần vốn nhà nước đầu tư vào doanh nghiệp và Người đại diện theo ủy quyền đối với phần vốn nhà nước đầu tư vào doanh nghiệp trong việc thực hiện quyền, trách nhiệm và nghĩa vụ của Chủ sở hữu (dưới vai trò là cổ đông, thành viên góp vốn) tại công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn từ 2 thành viên trở lên.

2. Đối tượng áp dụng: Quy chế này áp dụng đối với Chủ sở hữu phần vốn nhà nước đầu tư tại doanh nghiệp; Người đại diện theo ủy quyền đối với phần vốn nhà nước đầu tư tại doanh nghiệp; các tổ chức, các cá nhân có liên quan đến hoạt động của Người đại diện theo ủy quyền đối với phần vốn nhà nước đầu tư tại:

a) Doanh nghiệp mà nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ.

b) Doanh nghiệp mà nhà nước nắm giữ không quá 50% vốn điều lệ.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Chủ sở hữu phần vốn nhà nước đầu tư tại doanh nghiệp (sau đây viết tắt là Chủ sở hữu phần vốn nhà nước): là Bộ, cơ quan ngang Bộ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là Bộ quản lý ngành, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) được phân công, phân cấp thực hiện quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của Chủ sở hữu đối với phần vốn nhà nước đầu tư tại doanh nghiệp.

2. Người đại diện theo ủy quyền đối với phần vốn Nhà nước đầu tư vào doanh nghiệp (gọi tắt là Người đại diện) là cá nhân được Chủ sở hữu phần vốn nhà nước ủy quyền bằng văn bản để thực hiện quyền, trách nhiệm và nghĩa vụ của Chủ sở hữu phần vốn nhà nước, bao gồm:

a) Người đại diện là người làm việc chuyên trách tại doanh nghiệp.

b) Người đại diện là cán bộ, công chức thuộc cơ quan hành chính nhà nước (Bộ, Ủy ban nhân dân tỉnh) được cử hoặc chỉ định làm Người đại diện kiêm nhiệm tại doanh nghiệp.

Chương II

TIÊU CHUẨN, CHẾ ĐỘ HOẠT ĐỘNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, NGHĨA VỤ CỦA NGƯỜI ĐẠI DIỆN VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA NGƯỜI ĐẠI DIỆN VỚI TỔ CHỨC, CÁ NHÂN CÓ LIÊN QUAN

Điều 3. Người đại diện theo ủy quyền có các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây:

1. Là công dân Việt Nam, thường trú tại Việt Nam.

2. Có đủ năng lực hành vi dân sự.

3. Có phẩm chất đạo đức tốt, có sức khoẻ đảm đương nhiệm vụ.

4. Hiểu biết pháp luật, có ý thức chấp hành luật pháp.

5. Có trình độ chuyên môn bậc đại học trở lên, có khả năng, kinh nghiệm thực tế từ ba (03) năm trở lên về quản lý tài chính doanh nghiệp, về kinh doanh và tổ chức quản lý doanh nghiệp phù hợp với yêu cầu của vị trí được ủy quyền làm Người đại diện. Trường hợp doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài thì Người đại diện phải có đủ trình độ ngoại ngữ để làm việc trực tiếp với người nước ngoài.

6. Không là vợ, chồng, cha, cha nuôi, mẹ, mẹ nuôi, con, con nuôi, anh, chị, em ruột của người quản lý, điều hành doanh nghiệp có phần vốn góp của nhà nước và của người có thẩm quyền quyết định việc ủy quyền làm Người đại diện.

7. Người đại diện tham gia vào Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc/Giám đốc doanh nghiệp phải có đủ tiêu chuẩn và điều kiện tương ứng với chức danh đó theo quy định của Luật Doanh nghiệp; Điều lệ của doanh nghiệp; các tiêu chuẩn của chức danh lãnh đạo, quản lý theo quy định của Luật cán bộ công chức đối với người được cử làm đại diện tại các doanh nghiệp có phần vốn góp của nhà nước.

8. Không thuộc đối tượng bị cấm quản lý doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

9. Tiêu chuẩn và điều kiện khác theo quy định của Chính phủ và các văn bản pháp luật khác có liên quan.

Điều 4. Số lượng Người đại diện và nội dung văn bản ủy quyền đối với Người đại diện

1. Chủ sở hữu phần vốn nhà nước quyết định về số lượng, thành phần, cơ cấu Người đại diện tại doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp, phù hợp với Điều lệ của doanh nghiệp, phù hợp với đặc điểm cụ thể của từng doanh nghiệp có phần vốn nhà nước theo các căn cứ sau:

a) Quy mô vốn điều lệ của doanh nghiệp;

b) Tỷ lệ phần vốn Nhà nước đầu tư tại doanh nghiệp;

c) Ngành nghề kinh doanh và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp;

d) Chiến lược và mục tiêu phát triển doanh nghiệp theo định hướng của nhà nước;

đ) Các quy định khác của pháp luật.

Trường hợp Chủ sở hữu phần vốn nhà nước ủy quyền cho từ 02 (hai) Người đại diện trở lên thì Chủ sở hữu phần vốn nhà nước xác định cụ thể số cổ phần và số phiếu bầu ủy quyền cho mỗi Người đại diện và giao cho một người đại diện chịu trách nhiệm phụ trách chung (gọi tắt là Người đại diện phụ trách chung).

2. Việc ủy quyền của Chủ sở hữu phần vốn nhà nước cho Người đại diện phải thực hiện bằng văn bản. Văn bản ủy quyền bao gồm các nội dung sau:

a) Nhiệm vụ giao cho Người đại diện;

b) Đánh giá hoạt động của Người đại diện;

c) Miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật Người đại diện;

d) Quyết định mức tiền lương, tiền thưởng, thù lao trả cho Người đại diện theo mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao;

đ) Quy định về việc bồi thường vật chất trong trường hợp Người đại diện có hành vi gây thiệt hại đến lợi ích của Chủ sở hữu và tổ chức, cá nhân có liên quan;

e) Những nội dung khác (nếu có).

Điều 5. Chế độ hoạt động của Người đại diện

1. Người đại diện làm việc theo chế độ:

a) Chuyên trách trong ban quản lý, điều hành tại doanh nghiệp (Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, Ban Tổng giám đốc/Ban Giám đốc).

b) Kiêm nhiệm trong Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị.

2. Thời hạn ủy quyền cho Người đại diện:

a) Thời hạn ủy quyền cho Người đại diện do Chủ sở hữu phần vốn nhà nước quyết định theo nhiệm kỳ Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị.

b) Trường hợp có sự thay đổi Người đại diện trong nhiệm kỳ Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị thì thời hạn ủy quyền Người đại diện là thời gian còn lại của nhiệm kỳ Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị đó.

3. Người đại diện đã được Chủ sở hữu phần vốn nhà nước ủy quyền thì không được giao, ủy quyền lại cho người khác đại diện thay mình biểu quyết, quyết định các nội dung đã được chủ sở hữu phần vốn nhà nước ủy quyền, cho ý kiến.

Điều 6. Nhiệm vụ của Người đại diện

1. Thực hiện quyền của cổ đông, thành viên góp vốn do Chủ sở hữu giao:

a) Người đại diện tại doanh nghiệp mà Nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ phải xin ý kiến Chủ sở hữu phần vốn nhà nước bằng văn bản để tham gia ý kiến, biểu quyết, quyết định tại cuộc họp Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông, các cuộc họp khác (nếu có) đối với những nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 20 Nghị định số 99/2012/NĐ-CP ngày 15/11/2012 của Chính phủ về phân công, phân cấp thực hiện các quyền, trách nhiệm, nghĩa vụ của chủ sở hữu nhà nước đối với doanh nghiệp nhà nước và vốn Nhà nước đầu tư vào doanh nghiệp.

b) Người đại diện tại doanh nghiệp mà Nhà nước nắm giữ không quá 50% vốn điều lệ được tham gia ý kiến, biểu quyết, quyết định tại các cuộc họp Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, các cuộc họp khác (nếu có) đối với những nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 29 Nghị định số 99/2012/NĐ-CP ngày 15/11/2012 của Chính phủ về phân công, phân cấp thực hiện các quyền, trách nhiệm, nghĩa vụ của chủ sở hữu nhà nước đối với doanh nghiệp nhà nước và vốn Nhà nước đầu tư vào doanh nghiệp; Đối với những nội dung không quy định tại Khoản 4 Điều 29 nói trên, nhưng làm thay đổi lợi ích của nhà nước như: làm giảm phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp hoặc làm giảm tỷ lệ vốn nhà nước tại doanh nghiệp và các lợi ích khác của nhà nước tại doanh nghiệp (nếu có) thì Người đại diện phải xin ý kiến Chủ sở hữu phần vốn nhà nước (bằng văn bản) trước khi có ý kiến biểu quyết, quyết định.

2. Trách nhiệm báo cáo của Người đại diện

a) Các hình thức Báo cáo

- Báo cáo định kỳ (hàng Quý, năm): trên cơ sở báo cáo tài chính và báo cáo khác của doanh nghiệp, định kỳ (Quý, năm), Người đại diện theo quy định Điểm a Khoản 1 Điều 6 Quy chế này có trách nhiệm tổng hợp và phân tích đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp (theo Mẫu số 01 đính kèm Quy chế này).

Người đại diện theo quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều 6 Quy chế này có trách nhiệm tổng hợp và phân tích đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp định kỳ 6 tháng, năm (theo Mẫu số 02 đính kèm Quy chế này). Chủ sở hữu phần vốn nhà nước có thể căn cứ tỷ lệ vốn góp của nhà nước trên vốn điều lệ của doanh nghiệp để quy định cụ thể các chỉ tiêu Người đại diện phải báo cáo.

Thời hạn Người đại diện gửi báo cáo cho Chủ sở hữu phần vốn nhà nước là trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày hết hạn lập báo cáo tài chính quý, năm theo quy định tại Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

- Báo cáo theo yêu cầu đột xuất:

Căn cứ mục đích quản lý của Chủ sở hữu phần vốn nhà nước, yêu cầu quản lý của cơ quan quản lý nhà nước, trên cơ sở quy định hoặc thông báo bằng văn bản của Chủ sở hữu phần vốn nhà nước, cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền; Người đại diện cung cấp các thông tin có liên quan tới tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, về việc đầu tư, tình hình tài chính của doanh nghiệp. Khi được yêu cầu, Người đại diện có trách nhiệm báo cáo đầy đủ các nội dung như yêu cầu của Chủ sở hữu phần vốn nhà nước và cơ quan quản lý nhà nước.

- Báo cáo bất thường:

Người đại diện có trách nhiệm, nghĩa vụ báo cáo đầy đủ, kịp thời cho Chủ sở hữu phần vốn nhà nước những thông tin bất thường có ảnh hưởng lớn tới hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hoặc ảnh hưởng tới lợi ích của doanh nghiệp, của Chủ sở hữu phần vốn nhà nước trong thời hạn năm (05) ngày kể từ ngày Người đại diện có được các thông tin bất thường của doanh nghiệp như: tài khoản của doanh nghiệp tại ngân hàng bị phong tỏa; doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh; bị thu hồi Giấy đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy phép thành lập và hoạt động hoặc Giấy phép hoạt động; có quyết định khởi tố đối với Ban quản lý điều hành doanh nghiệp, Kế toán trưởng của doanh nghiệp; có bản án, quyết định của Toà án liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp; có kết luận kiểm tra, thanh tra của cơ quan thuế, cơ quan kiểm tra, thanh tra, kiểm toán nhà nước và các tranh chấp về tài sản, vốn, đất đai, lao động, các nội dung bất thường khác (nếu có).

b) Phương thức báo cáo

- Người đại diện báo cáo Chủ sở hữu phần vốn nhà nước, các cơ quan quản lý nhà nước bằng văn bản và chịu trách nhiệm trước Chủ sở hữu phần vốn nhà nước, các cơ quan quản lý nhà nước về nội dung đã báo cáo.

- Các văn bản xin ý kiến Chủ sở hữu phần vốn nhà nước của Người đại diện (theo Mẫu số 03 đính kèm Quy chế này) phải gửi đến cho Chủ sở hữu phần vốn nhà nước với thời hạn ít nhất trước 05 ngày làm việc (theo dấu công văn đến) để Chủ sở hữu phần vốn nhà nước có ý kiến (trừ trường hợp đã ghi rõ thời hạn).

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày họp [Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông, các cuộc họp khác (nếu có)], Người đại diện phải gửi Biên bản cuộc họp và các tài liệu liên quan khác đến Chủ sở hữu phần vốn nhà nước (Mẫu số 04 đính kèm Quy chế này).

Trường hợp không thể đảm bảo thời gian đã nêu vì lý do bất khả kháng thì Người đại diện phải thông báo cho Chủ sở hữu phần vốn nhà nước thông qua các phương tiện thông tin (điện thoại, fax, email) để Chủ sở hữu phần vốn nhà nước có ý kiến.

- Đối với các thông tin, tài liệu mật, việc cung cấp thông tin giữa Người đại diện với Chủ sở hữu phần vốn nhà nước hoặc các cơ quan quản lý nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 7. Quyền hạn của Người đại diện

1. Được Chủ sở hữu phần vốn nhà nước xem xét chỉ định tham gia Hội đồng thành viên hoặc đề cử để tham gia Hội đồng quản trị theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Điều lệ của doanh nghiệp, các văn bản pháp luật khác có liên quan.

2. Được Chủ sở hữu phần vốn nhà nước ủy quyền tham gia ý kiến và biểu quyết tại cuộc họp theo số cổ phần (mức vốn) được ủy quyền đại diện. Đối với các nội dung phải xin ý kiến Chủ sở hữu phần vốn nhà nước thì sau khi có ý kiến chấp thuận của Chủ sở hữu phần vốn nhà nước Người đại diện phải tham gia ý kiến, biểu quyết, quyết định theo đúng ý kiến chỉ đạo bằng văn bản của Chủ sở hữu phần vốn nhà nước. Trường hợp có nội dung phát sinh thêm chưa xin được ý kiến chỉ đạo thì đề nghị cuộc họp cho biểu quyết, quyết định sau.

3. Được hưởng tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp trách nhiệm (nếu có), thù lao, các quyền lợi khác theo quy định của pháp luật.

4. Được tham gia các chương trình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, cập nhật thông tin do Chủ sở hữu phần vốn nhà nước tổ chức.

5. Các quyền khác theo quy định của pháp luật, Điều lệ của doanh nghiệp theo ủy quyền.

Điều 8. Nghĩa vụ của Người đại diện

1. Người đại diện tuân thủ theo quy định của pháp luật, Điều lệ của doanh nghiệp do mình làm Người đại diện; các quy định của Chủ sở hữu phần vốn nhà nước trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao, các quyền, trách nhiệm của mình.

2. Thường xuyên theo dõi, thu thập thông tin về tình hình hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh; giám sát tình hình tài chính; gửi các báo cáo định kỳ (quý, năm), báo cáo bất thường và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Chủ sở hữu phần vốn nhà nước, các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

3. Báo cáo kịp thời, đề xuất những giải pháp đối với Chủ sở hữu phần vốn nhà nước về tình hình doanh nghiệp hoạt động thua lỗ; không đảm bảo khả năng thanh toán; đầu tư không đúng mục tiêu chiến lược, quy hoạch, kế hoạch; không hoàn thành mục tiêu, nhiệm vụ do Chủ sở hữu phần vốn nhà nước giao hoặc những trường hợp sai phạm khác.

4. Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Điều 9. Mối quan hệ giữa Người đại diện và Chủ sở hữu phần vốn nhà nước

1. Chủ sở hữu phần vốn nhà nước có trách nhiệm:

a) Chỉ định hoặc cử Người đại diện để thực hiện các quyền của cổ đông, thành viên góp vốn theo quy định của pháp luật và Điều lệ của doanh nghiệp;

b) Miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật Người đại diện; quyết định tiền lương, thù lao, tiền thưởng, phụ cấp trách nhiệm (nếu có) và các lợi ích khác của Người đại diện; đánh giá đối với Người đại diện.

c) Yêu cầu Người đại diện báo cáo định kỳ hoặc đột xuất tình hình đầu tư, tài chính, hiệu quả sử dụng vốn nhà nước, kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

d) Kiểm tra, giám sát hoạt động của Người đại diện, phát hiện những thiếu sót, yếu kém của Người đại diện để ngăn chặn, xử lý và chấn chỉnh kịp thời.

đ) Giao nhiệm vụ và chỉ đạo Người đại diện bảo vệ quyền lợi, lợi ích hợp pháp của nhà nước tại doanh nghiệp. Yêu cầu Người đại diện báo cáo (quý, năm) việc thực hiện nhiệm vụ được giao, quyền hạn, trách nhiệm, nghĩa vụ của Người đại diện.

e) Có trách nhiệm ban hành Quy chế đánh giá Người đại diện theo mức độ hoàn thành nhiệm vụ trên cơ sở đó quyết định việc trả lương, thù lao, tiền thưởng, lợi ích khác (nếu có) cho Người đại diện; quy định bằng văn bản về sự phân công, phối hợp giữa những người đại diện (trường hợp có từ hai Người đại diện trở lên) tại doanh nghiệp và giữa Người đại diện với Chủ sở hữu phần vốn nhà nước.

g) Có ý kiến chỉ đạo kịp thời bằng văn bản khi Người đại diện xin ý kiến trong thời hạn 15 ngày làm việc (kể từ ngày nhận theo dấu công văn đến hoặc nhận thông báo qua các phương tiện thông tin: điện thoại, fax, email) hoặc thời hạn khác theo yêu cầu để Người đại diện biết và thực hiện. Trường hợp tài liệu không đủ, không có cơ sở để tham gia ý kiến thì trong vòng ba (03) ngày làm việc (kể từ khi nhận được tài liệu, nhận được thông báo qua các phương tiện thông tin), Chủ sở hữu phần vốn nhà nước phải có văn bản để Người đại diện biết và bổ sung hoàn chỉnh tài liệu, thông tin.

h) Thực hiện trách nhiệm khác theo quy định của pháp luật.

2. Người đại diện có trách nhiệm thực hiện đầy đủ nhiệm vụ tại Điều 6 Quy chế này và các nội dung sau đây:

a) Tháng 01 hàng năm, xây dựng chương trình kế hoạch công tác năm báo cáo Chủ sở hữu phần vốn nhà nước.

Trong đó, đối với Người đại diện tại doanh nghiệp mà nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ phải đề xuất kế hoạch, phương hướng, biện pháp hoạt động của mình tại doanh nghiệp do mình làm Người đại diện để Chủ sở hữu phần vốn nhà nước phê duyệt nhằm hướng doanh nghiệp thực hiện các mục tiêu, chiến lược của nhà nước.

b) Xây dựng Quy chế hoạt động của Người đại diện trình Chủ sở hữu phần vốn nhà nước phê duyệt.

c) Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc quý và 30 ngày kể từ ngày kết thúc năm, Người đại diện phải gửi cho Chủ sở hữu phần vốn nhà nước báo cáo đánh giá tình hình và nội dung hoạt động của Người đại diện.

Điều 10. Mối quan hệ giữa Người đại diện và Doanh nghiệp có phần vốn góp của nhà nước

1. Doanh nghiệp có phần vốn góp của nhà nước có trách nhiệm cung cấp đầy đủ các Hồ sơ tài liệu, thông tin liên quan đến tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, về việc đầu tư, tình hình tài chính, những nội dung khác (nếu có) cho Người đại diện khi được yêu cầu theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Điều lệ của doanh nghiệp.

2. Người đại diện khi gửi báo cáo cho Chủ sở hữu phần vốn nhà nước và các cơ quan quản lý nhà nước thì đồng thời gửi báo cáo đó cho doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có ý kiến khác với nội dung báo cáo, đánh giá nhận xét của Người đại diện thì trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được báo cáo của Người đại diện, doanh nghiệp phải có văn bản gửi đến Chủ sở hữu phần vốn nhà nước để được xem xét.

3. Người đại diện tại doanh nghiệp mà nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ trước khi gửi báo cáo cho Chủ sở hữu phần vốn nhà nước lấy ý kiến của doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có ý kiến khác với nội dung báo cáo, đánh giá nhận xét của Người đại diện thì doanh nghiệp trực tiếp bàn bạc, giải thích các nội dung khác đó với Người đại diện để có sự đồng thuận trong báo cáo đánh giá, nhận xét. Sau khi bàn bạc nếu còn ý kiến khác nhau thì thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều này.

Điều 11. Mối quan hệ giữa các Người đại diện

1. Người đại diện chịu trách nhiệm trực tiếp về kết quả công việc được Chủ sở hữu phần vốn nhà nước giao, đồng thời cùng với các Người đại diện khác chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động chung của các Người đại diện (trường hợp doanh nghiệp có từ 02 người đại diện trở lên).

2. Người đại diện được Chủ sở hữu phần vốn nhà nước giao là Người đại diện phụ trách chung chịu trách nhiệm tổng hợp các ý kiến tham gia, các số liệu của các Người đại diện vào các báo cáo, chương trình kế hoạch công tác để gửi cho Chủ sở hữu phần vốn nhà nước, bao gồm cả chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động chung của các Người đại diện (trong trường hợp doanh nghiệp có từ 02 người đại diện trở lên).

Chương III

TỔ CHỨC, THỰC HIỆN

Điều 12. Tổ chức, thực hiện

1. Căn cứ vào quy định của Quy chế này, quy định khác của Chính phủ trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày Thông tư này có hiệu lực, các Bộ quản lý ngành, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được phân công, phân cấp hoặc được giao là Chủ sở hữu phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp ban hành Quy chế hoạt động của Người đại diện theo ủy quyền phù hợp với Điều lệ của doanh nghiệp, với điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp; ban hành Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của Người đại diện trên cơ sở đó quyết định các nội dung có liên quan đến Người đại diện như: khen thưởng, kỷ luật, quyền lợi, về việc tiếp tục ủy quyền, chấm dứt ủy quyền, thay thế Người đại diện, các nội dung khác (nếu có).

2. Trường hợp Người đại diện đang thực hiện nhiệm vụ trước thời điểm Thông tư này có hiệu lực, trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày Thông tư này có hiệu lực, các Bộ quản lý ngành, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được phân công, phân cấp hoặc được giao là Chủ sở hữu phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp chịu trách nhiệm rà soát, điều chỉnh lại các nội dung tại văn bản ủy quyền đối với Người đại diện.

3. Công ty mẹ - Tập đoàn, Tổng công ty, Công ty được tổ chức theo hình thức Công ty mẹ - Công ty con do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ; Công ty có phần vốn góp của nhà nước được tổ chức theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con; Tổng công ty đầu tư và Kinh doanh vốn nhà nước (SCIC) căn cứ nội dung Thông tư này để xây dựng Quy chế hoạt động đối với Người đại diện theo ủy quyền tại doanh nghiệp có phần vốn góp của mình.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị phản ánh kịp thời về Bộ Tài chính để được nghiên cứu bổ sung sửa đổi./.

Mẫu số 01

BÁO CÁO MỘT SỐ CHỈ TIÊU QUÝ - NĂM.......

A. Một số thông tin về doanh nghiệp:

1. Tên doanh nghiệp:

2. Địa chỉ trụ sở chính:

3. Giấy đăng ký kinh doanh:             Ngày cấp:                Nơi cấp:

4. Ngành nghề kinh doanh chính được phê duyệt:

5. Số Điện thoại:                        FAX:

6. Vốn điều lệ:                         triệu đồng Trong đó: Vốn góp của Nhà nước:               triệu đồng

7. Vốn Chủ sở hữu hiện có đến cuối quý:            triệu đồng

B. Một số chỉ tiêu về tình hình hoạt động của doanh nghiệp:

Đơn vị: triệu đồng

Chỉ tiêu	Mã số	Số đầu năm	Số cuối kỳ
I. Tài sản ngắn hạn	100-BCĐKT
1. Tiền và các khoản tương đương tiền	110-BCĐKT
2. Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn	120-BCĐKT
3. Các khoản phải thu ngắn hạn	130-BCĐKT
Trong đó: Nợ phải thu khó đòi
4. Hàng tồn kho	140-BCĐKT
5. Tài sản ngắn hạn khác	150-BCĐKT
II. Tài sản dài hạn	200-BCĐKT
1. Tài sản cố định	220-BCĐKT
- Tài sản cố định hữu hình	221-BCĐKT
- Tài sản cố định vô hình	227-BCĐKT
- Chi phí xây dựng cơ bản dở dang	230-BCĐKT
2. Bất động sản đầu tư	240-BCĐKT
3. Các khoản đầu tư tài chính dài hạn	250-BCĐKT
Trong đó: - Đầu tư vào công ty con	251-BCĐKT
- Dự phòng giảm giá đầu tư tài chính dài hạn	259-BCĐKT
III. Nợ phải trả	300-BCĐKT
1. Nợ ngắn hạn	310-BCĐKT
Trong đó: Nợ quá hạn
2. Nợ dài hạn	330-BCĐKT
IV. Nguồn vốn chủ sở hữu	400-BCĐKT
1. Vốn của chủ sở hữu	410-BCĐKT
Trong đó: Vốn đầu tư của chủ sở hữu	411-BCĐKT
2. Nguồn kinh phí và quỹ khác
V. Kết quả kinh doanh
1. Tổng doanh thu - Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ	10-BCKQKD
- Doanh thu hoạt động tài chính	21-BCKQKD
- Thu nhập khác	31-BCKQKD
2. Tổng chi phí
3. Tổng lợi nhuận trước thuế	50-BCKQKD
4. Lợi nhuận sau thuế thu nhập DN	60-BCKQKD
II. Chỉ tiêu khác
1. Tổng số phát sinh phải nộp ngân sách Trong đó: các loại thuế
2. Lợi nhuận trước thuế/Vốn chủ sở hữu (%)
3. Tổng nợ phải trả/Vốn chủ sở hữu (%)
4. Tổng Quỹ lương
5. Số lao động bình quân
6. Tiền lương bình quân người/năm

(Gửi kèm báo cáo tài chính Quý năm và các tài liệu liên quan khác).

C. Phân tích đánh giá và kiến nghị các nội dung sau:

1. Tình hình và kết quả kinh doanh: tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch: Sản lượng, doanh thu, lợi nhuận ….những yếu tố thuận lợi và khó khăn .

2. Tình hình và kết quả triển khai các dự án đầu tư (kế hoạch đầu tư, khối lượng thực hiện, tình hình và khả năng thanh toán vốn đầu tư…); tình hình đầu tư tài chính dài hạn…..

3. Việc quản lý nợ phải thu, nợ phải trả, nguyên nhân và giải pháp xử lý các khoản nợ phải thu khó đòi, nợ phải trả quá hạn.

4. Tình hình quản lý sử dụng và bảo toàn vốn góp của nhà nước.

5. Tình hình thực hiện các khoản thu như: thu từ bán cổ phần khi cổ phần hóa, thu từ bán tiếp cổ phần nhà nước, thu từ cổ tức, lợi nhuận được chia….

6. Tình hình thực hiện nghĩa vụ với Ngân sách nhà nước.

7. Tình hình thực hiện Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị , Hội đồng thành viên, tình hình thực hiện nhiệm vụ được Chủ sở hữu phần vốn nhà nước giao……

8. Các nội dung khác……

Kiến nghị:

D. Lưu ý về tình hình tài chính của Doanh nghiệp (nếu có) :

Người đại diện (Ký, ghi rõ họ tên)

Mẫu số 02

BÁO CÁO HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP

6 THÁNG , NĂM 20...

1. Tên doanh nghiệp:

2. Địa chỉ trụ sở chính:

3. Giấy đăng ký kinh doanh:             Ngày cấp:              Nơi cấp:

4. Ngành nghề kinh doanh chính được phê duyệt:

5. Số Điện thoại:                  FAX:

6. Vốn điều lệ:                     triệu đồng Trong đó: Vốn góp của nhà nước:                triệu đồng

7. Vốn Chủ sở hữu hiện có đến cuối quý II/năm:           triệu đồng

1. Tóm tắt hoạt động của Doanh nghiệp 6 tháng, Năm

a) Tình hình kết quả sản xuất kinh doanh (Tổng Doanh thu và thu nhập, Lãi (Lỗ), Số đã nộp ngân sách)

b) Tình hình quản lý, sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn nhà nước tại doanh nghiệp.

c) Tình hình thực hiện các dự án đầu tư : đầu tư TSCĐ, đầu tư tài chính (ngắn hạn, dài hạn).

d) Tình hình nợ phải thu trong đó nợ phải thu khó đòi, nợ không có khả năng thu hồi.

đ) Tình hình và khả năng thanh toán nợ (tổng số nợ vay, số phải trả nợ trong quý, cân đối nguồn trả nợ, thừa (thiếu) nguồn trả nợ).

e) Việc thực hiện các công việc được Chủ sở hữu phần vốn nhà nước giao, việc thực hiện các nội dung theo Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông, các cuộc họp, biểu quyết.

g) Những nội dung khác (nếu có)

h) Những khó khăn vướng mắc.

………

2. Lưu ý về tình hình tài chính của Doanh nghiệp (nếu có) :

3. Đánh giá và kiến nghị:

Các tài liệu kèm theo: - Báo cáo tài chính Quý - Các tài liệu khác có liên quan

Người đại diện (Ký, ghi rõ họ tên)

Mẫu số 03

Ý KIẾN VỀ NỘI DUNG HỌP

HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN/HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ/ ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

Kính gửi: Chủ sở hữu phần vốn nhà nước (Bộ, UBND ……)

Họ và tên Người đại diện được ủy quyền:

Tên doanh nghiệp:

Chức danh Người đại diện (nếu có):

Với tư cách là người được (Bộ, UBND ...........) ủy quyền đại diện phần vốn nhà nước tại …….., Tôi (chúng tôi) sẽ tham dự cuộc họp Hội đồng Quản trị/ Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng thành viên của ngày tháng năm

Tôi (chúng tôi) xin báo cáo vấn đề sau:

1. Đánh giá chung về tình hình hoạt động của doanh nghiệp (trong quý......, năm ) :.....

2. Những nội dung cần xin ý kiến:

Căn cứ theo quy định Điều Quy chế hoạt động Người đại diện:.......

Đề nghị Bộ, UBND ..............cho ý kiến để tôi (chúng tôi) tham gia ý kiến, quyết định, biểu quyết đối với các vấn đề sau:

STT	Nội dung vấn đề	Ý kiến của Người đại diện	Lý do
1
2

* Nếu giữa các Người đại diện có ý kiến khác phải ghi đầy đủ ý kiến của từng người (trường hợp có từ 02 Người đại diện trở lên).

Tài liệu đính kèm - Chương trình cuộc họp - Các tài liệu liên quan nếu có

Ngày     tháng      năm Người đại diện (ký, ghi rõ họ tên)

Mẫu số 04

BÁO CÁO KẾT QUẢ XIN Ý KIẾN

(HOẶC KẾT QUẢ HỌP, BIỂU QUYẾT)

Kính gửi: Chủ sở hữu phần vốn nhà nước (Bộ , UBND…)

Họ và tên Người đại diện được ủy quyền:

Tên doanh nghiệp:

Chức danh Người đại diện (nếu có):

Ngày     tháng     năm

Người đại diện đã xin ý kiến và Chủ sở hữu phần vốn nhà nước đã có ý kiến tại văn bản…………

Ngày …………………….cuộc họp về việc…………

đã diễn ra, tóm tắt kết quả cuộc họp và báo cáo cụ thể:

STT	Nội dung vấn đề	Ý kiến chỉ đạo của Chủ sở hữu	Ý kiến của Người đại diện đã tham gia, biểu quyết, quyết định	Ý kiến cuối cùng tại cuộc họp	Ghi chú

Tài liệu đính kèm: - Biên bản cuộc họp. - Các tài liệu liên quan (nếu có)

Ngày    tháng     năm Người đại diện (ký, ghi rõ họ tên)

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FINANCE -------	THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence – Freedom – Happiness ---------------
No. 21/2014/TT-BTC	Hanoi, February 14, 2014

CIRCULAR

PROMULGATING THE REGULATION ON ACTIVITIES OF AUTHORIZED REPRESENTATIVES FOR STATE CAPITAL INVESTED IN ENTERPRISES1

Pursuant to the Government’s Decree No. 99/2012/ND-CP of November 15, 2012, on assignment and decentralization of the exercise of rights and performance of responsibilities and obligations of the state owner toward state enterprises and state capital invested in enterprises;

Pursuant to the Government’s Decree No. 61/2013/ND-CP of June 25, 2013, on the Regulation on financial supervision and assessment of operation effectiveness and financial publicity of stated-owned and state- invested enterprises;

Pursuant to the Government’s Decree No. 71/2013/ND-CP of July 11, 2013, prescribing the investment of state capital in enterprises and financial management of enterprises of which the State holds 100% of charter capital;

Pursuant to the Government’s Decree No. 215/2013/ND-CP of December 23, 2013, defining the functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Finance;

At the proposal of the director of the Corporate Finance Department;

The Minister of Finance promulgates the Circular on the Regulation on activities of authorized representatives for state capital invested in enterprises.

...

...

...

Article 2. This Circular takes effect on April 1, 2014.

Article 3. Authorized representatives for state capital invested in enterprises; agencies and organizations assigned, decentralized or delegated by the Government or the Prime Minister to act as owners of state capital invested in enterprises shall implement this Circular.-

FOR THE MINISTER OF FINANCE
DEPUTY MINISTER




Tran Van Hieu

REGULATION

ON ACTIVITIES OF AUTHORIZED REPRESENTATIVES FOR STATE CAPITAL INVESTED IN ENTERPRISES
(promulgated together with the Ministry of Finance’s Circular No. 21/2014/TT-BTC of February 14, 2014)

Chapter I

...

...

...

Article 1. Scope of regulation and subjects of application

1. Scope of regulation: This Regulation prescribes activities of authorized representatives for state capital invested in enterprises; the relationship between owners of and authorized representatives for state capital invested in enterprises in the exercise of the rights and performance of the responsibilities and obligations of the owners (in the capacity as shareholders or capital contributors) in joint-stock companies or limited liability companies with two or more members.

2. Subjects of application: This Regulation applies to owners of and authorized representatives for state capital invested in enterprises; organizations and individuals related to activities of authorized representatives for state capital invested in:

a/ Enterprises in which the State holds more than 50% of charter capital. b/ Enterprises in which the State holds no more than 50% of charter capital.

Article 2. Interpretation of terms

In this Regulation, the terms and phrases below are construed as follows:

1. Owner of state capital invested in an enterprise (below referred to as owner of state capital) means a ministry, ministerial-level agency, People’s Committee of a province or centrally run city (below collectively referred to as line ministry or provincial-level People’s Committee) that is assigned or decentralized to exercise the rights and perform the responsibilities and obligations of the owner toward state capital invested in enterprises.

2. Authorized representative for state capital invested in an enterprise (below referred to as representative) means an individual who is authorized in writing by an owner of state capital to exercise the rights and perform the responsibilities and obligations of the latter, including:

a/ Representative working on a full time basis at the enterprise.

...

...

...

Chapter II

STANDARDS, ACTIVITY REGIME, TASKS, POWERS AND OBLIGATIONS OF REPRESENTATIVES AND RELATIONSHIPS BETWEEN REPRESENTATIVES AND RELATED ORGANIZATIONS AND INDIVIDUALS

Article 3. Authorized representatives must satisfy the following standards and conditions:

1. Being a Vietnamese citizen permanently residing in Vietnam.

2. Having full civil act capacity.

3. Possessing good moral qualities and being physically fit for the post.

4. Possessing legal knowledge and a sense of law observance.

5. Possessing professional university or higher qualifications, ability and practical experience of three or more years in corporate finance management, business and organization of corporate management relevant to the requirements of the post of authorized representative. In foreign-involved enterprises, the representative must have adequate foreign language skills to work directly with foreigners.

6. Not being a spouse, parent or adoptive parent, birth or adopted child or natural sibling of a manager or executive of the enterprise with state- contributed capital and of a person competent to decide on authorization of representatives.

...

...

...

posts as prescribed by the Law on Cadres and Civil Servants for persons appointed to be representatives of enterprises with state-contributed capital.

8. Not being banned from business management by law.

9. Other standards and conditions as prescribed by the Government and other relevant laws.

Article 4. Number of representatives and content of written authorization of representatives

1. Owners of state capital may decide on number, composition and structure of representatives at enterprises with state-contributed capital in accordance with the Law on Enterprises as well as charters and characteristics of each of these enterprises on the following grounds:

a/ Charter capital of the enterprise;

b/ Percentage of state capital invested in the enterprise;

c/ Business line and characteristics of production and business activities of the enterprise;

d/ The development strategy and objectives of enterprises in line with the State’s orientation;

...

...

...

In case the owner of state capital authorizes 2 (two) or more representatives, the former shall specify the quantities of shares and numbers of votes authorized to each representative and assign one of them to take overall responsibility (representative in overall charge).

2. Authorization of representatives by owners of state capital must be established in writing. A written authorization must include the following details:

a/ Tasks assigned to the representative;

b/ Performance assessment of the representative;

c/ Relief from duty, commendation and reward, and disciplining of the representative;

d/ Salary, bonus and remuneration payable to the representative based on performance of the representative;

dd/ Regulations on material compensation in case the representative commits acts causing damage to the interests of the owner and related organizations and individuals;

e/ Other contents (if any).

Article 5. Activity regime of representatives

...

...

...

a/ Working on a full-time basis in the board of directors or an executive at the enterprise (Members’ Council, Board of Directors, Board of General Directors/Directors);

b/ Working on a part-time basis in the Members’ Council or Board of Directors.

2. Authorization duration of representatives:

a/ The authorization duration of a representative shall be decided by the owner of state capital according to the term of office of the Members’ Council or Board of Directors;

b/ In case of change of a representative during the term of office of the Members’ Council or Board of Directors, the authorization duration of the new representative is the remaining term of office of such Members’ Council or Board of Directors.

3. A representative authorized by the owner of state capital may not re- assign or re-authorize another person to represent him/her in voting or deciding on issues already authorized or decided by the owner of state capital.

Article 6. Tasks of representatives

1. Exercising the rights of shareholders or capital-contributing members assigned by the owner:

a/ Representatives at an enterprise in which the State holds more than 50% of charter capital shall obtain written opinions of the owner of state capital in order to give opinions, cast votes or make decisions at meetings of the Members’ Council or Board of Directors, Shareholders’ General Meetings or other meetings (if any) regarding issues prescribed in Clause 4, Article 20 of the Government’s Decree No. 99/2012/ND-CP of November 15, 2012, on assignment and decentralization of the exercise of the rights and performance of the responsibilities and obligations of the state owner toward state enterprises and state capital invested in enterprises;

...

...

...

2. Reporting responsibility of representatives a/ Forms of reporting:

- Periodical (quarterly and annual) reporting: On the basis of financial statements and other reports of the enterprise, periodically (quarterly and annually), representatives prescribed at Point a, Clause 1, Article 6 of this Regulation shall summarize, analyze and evaluate the enterprise’s operations (according to form No. 01 attached to this Regulation).

Biannually and annually, representatives prescribed at Point b, Clause 1, Article 6 of this Regulation shall summarize, analyze and evaluate the enterprise’s operations (according to form No. 02). The owner of state capital may determine specific contents to be reported by the representatives on the basis of the ratio of state-contributed capital to charter capital of the enterprise.

Representatives shall send reports to the owner of state capital within 10 days from the deadline for making quarterly or annual financial statements prescribed in the Minister of Finance’s Decision No. 15/2006/QD-BTC of March 20, 2006.

- Reporting upon request:

Based on the management purpose of the owner of state capital and management requirements of the state management agency, pursuant to regulations or written notices of the owner of state capital or a competent state management agency, representatives shall provide information relating to the production and business or about the investment and financial status of enterprises. Representatives shall fully report all information as requested by the owner of state capital or state management agency.

- Reporting on unexpected events:

Representatives shall fully and timely report to the owner of state capital on unusual information of great impact on production and business activities of enterprises or on the interests of enterprises and the owners of state capital within 5 (five) days after obtaining such information, such as information that the enterprise’s bank account is blockaded; the enterprise suspends its business; the enterprise’s registration, establishment and operation license or operation license is revoked; a decision on institution of criminal case is issued against the enterprise’s Board of Directors or Executives or chief accountant; a court judgment or ruling is issued in relation to the enterprise’s activities; examination or inspection conclusions are issued by tax, examination, inspection or state audit agencies or disputes arise over assets, capital, land or labor, and other abnormal events (if any).

b/ Methods of reporting

...

...

...

- Written requests for opinions of the owners of state capital shall be made by representatives (according to form No. 03 attached to this Regulation) and sent to the latter at least 5 working days in advance (according to the stamp of incoming official letter) for the latter’s opinions (unless the deadline has been specified).

Within 15 days after the end of the meeting [of the Members’ Council or Board of Directors or of the Shareholders’ General Meeting or another meeting (if any)], representatives shall send the meeting minutes and other related documents to the owners of state capital (according to form No. 04 attached to this Regulation).

If the above time limit cannot be met due to a force majeure event, representatives shall notify the owners of state capital via means of communication (telephone, fax, email) for opinion.

- For secret information and documents, the provision of information between representatives and the owners of state capital or state management agencies must comply with current laws.

Article 7. Rights of representatives

1. To be considered and appointed by the owner of state capital to join the Members’ Council or nominated to join the Board of Directors in accordance with the Law on Enterprises, enterprise charter and other relevant laws.

2. To be authorized by the owner of state capital to give opinions and cast votes at meetings according to the quantity of shares (capital percentage) they are authorized to represent. For issues on which opinions of the owner of state capital must be sought, after receiving written approval of the owner of state capital, representatives shall contribute opinions, cast votes or make decisions in strict accordance with written directions of the owner of state capital. If there emerges any new issue that needs direction, to request the meeting to delay the voting or decision.

3. To enjoy salaries, bonuses and responsibility allowance (if any), remuneration and other benefits as prescribed by law.

4. To participate in professional and refresher training programs held by the owner of state capital.

...

...

...

Article 8. Obligations of representatives

1. To strictly observe the provisions of law and charters of enterprises in which they act as representatives; regulations of the owner of state capital in the performance of assigned tasks and in the exercise of their rights and performance of their responsibilities.

2. To regularly monitor and collect information on the operation and results of production and business; to supervise the financial status; to send periodical (quarterly and annual) reports and irregular reports at the request of the owner of state capital and competent state agencies in accordance with law.

3. To promptly report and propose solutions to the owner of state capital on enterprises that operate at a loss; fail to ensure solvency; make investment at variance with objectives, strategies, master plans or plans; fail to achieve targets and tasks assigned by the owner of state capital, or other cases of violation.

4. Other obligations as prescribed by law.

Article 9. Relationships between representatives and owners of state capital

1. The owner of state capital shall:

a/ Appoint representatives to exercise the rights of shareholder or capital-contributing member in accordance with law and enterprise charters.

b/ Relieve from office, commend and reward and discipline representatives; decide on salaries, remuneration, bonus and responsibility allowance (if any) and other benefits of representatives; make assessment of representatives;

...

...

...

d/ Examine and supervise activities of representatives, detect mistakes and weaknesses of representatives for prevention, handling and timely rectification;

dd/ Assign tasks to and direct representatives to protect the lawful interests and benefits of the State at enterprises. To request representatives to report (quarterly and annually) on the performance of their assigned tasks, powers, responsibilities and obligations;

e/ Issue the Regulation on performance-based assessment of representatives and, based on this assessment, decide on payment of salaries, remuneration, bonus and other benefits (if any) to representatives; issue written regulations on assignment and coordination among representatives (in case of having two or more representatives) at an enterprise and between representatives and the owner of state capital;

g/ Give timely written directions when requested by representatives within 15 working days (from the date of receipt on the stamp of receipt of incoming official letters or of receipt of a notification via means of communication (telephone, fax, mail) or another time as requested, for representatives to know and follow. In case of lack of documents and grounds for giving opinions, within three (3) working days (after receiving documents or notifications via means of communication), the owner of state capital shall notify such in writing to representatives for supplementation of documents and information;

h/ Perform other responsibilities as prescribed by law.

2. Representatives shall fully perform the tasks prescribed in Article 6 of this Regulation and the following:

a/ Every January, to prepare annual work plans and report them to the owner of state capital.

For representatives at enterprises in which the State holds more than 50% of charter capital, they shall put forward plans, orientations and measures for their activities at these enterprises to the owner of state capital for approval in order to direct the enterprises to perform the objectives and strategy set by the State.

b/ To draft the Regulation on Activities of Representatives and submit it to the owner of state capital for approval.

...

...

...

Article 10. Relationships between representatives and enterprises with state-contributed capital

1. Enterprises with state-contributed capital shall fully provide dossiers, documents and information relating to their production and business activities, investment, financial status and other issues (if any) to representatives upon request in accordance with the Law on Enterprises and their charters.

2. When sending reports to the owner of state capital and state management agencies, representatives shall concurrently send them to their enterprises. If enterprises hold different opinions compared to representatives’ reports, assessments and remarks, within 10 working days after receiving representatives’ reports, enterprises shall send documents to the owner of state capital for consideration.

3. Representatives at enterprises in which the State holds more than 50% of charter capital, when sending reports to the owner of state capital, shall collect opinions of their enterprises. If enterprises hold different opinions compared to representatives’ reports, assessments and remarks, enterprises shall discuss and explain their opinions directly to the representatives in order to reach agreement on these reports, assessments and remarks. After discussion, if there remain different opinions, they shall follow the provisions of Clause 2 of this Article.

Article 11. Relationships between representatives

1. Representatives shall take direct responsibility for the results of work assigned by the owner of state capital and together with other representatives take responsibility for overall results of their activities (if enterprises have two or more representatives).

2. Representatives who are assigned by the owner of state capital to act as representatives in overall charge shall summarize opinions and data provided by all representatives in work reports, programs and plans and send them to the owner of state capital, and also take responsibility for overall results of activities of representatives (if enterprises have two or more representatives).

Chapter III

ORGANIZATION, IMPLEMENTATION

...

...

...

1. Based on this Regulation and other regulations of the Government, within 90 days from the effective date of this Circular, line ministries and provincial-level People’s Committees assigned, decentralized or delegated to act as owners of state capital at enterprises shall promulgate regulations on activities of authorized representatives in conformity with the enterprises’ charters and their practical conditions; and regulations on performance-based assessment of representatives serving as the basis for deciding on contents related to representatives such as commendation and reward, disciplining, benefits, continuation or termination of authorization, or replacement of representatives, and other contents (if any).

2. For representatives who are performing tasks before the effective date of this Circular, within 60 days from the effective date of this Circular, line ministries and provincial-level People’s Committees assigned, decentralized or delegated to act as owners of state capital at enterprises shall review and adjust contents of written authorizations for representatives.

3. Parent companies - groups, corporations, companies organized after the parent company-subsidiary company model in which the State holds 100% of charter capital; companies with state-contributed capital and organized after the parent company-subsidiary company model; and the State Capital Investment Corporation (SCIC) shall, pursuant to this Circular, formulate regulations on activities of authorized representatives at enterprises to which they contribute capital.

Any difficulties and problems arising in the course of implementation should be promptly reported to the Ministry of Finance for amendment and supplementation.-