Thông tư 170/1998/TT-BTC hướng dẫn chuyển sổ khi áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ngân sách xã đơn vị xã, phường, thị trấn

THÔNG TƯ

CỦA BỘ TÀI CHÍNH SỐ 170-1998/TT/BTC NGÀY 22 THÁNG 12 NĂM 1998 HƯỚNG DẪN CHUYỂN SỔ KHI ÁP DỤNG HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN NGÂN SÁCH XÃ ĐỐI VỚI CÁC ĐƠN VỊ XÃ, PHƯỜNG, THỊ TRẤN

Bộ Tài chính đã ra Quyết định số 827-1998/QĐ- BTC ngày 4 tháng 7 năm 1998 ban hành Chế độ kế toán ngân sách xã áp dụng cho các xã, phường, thị trấn trong cả nước kể từ ngày 01 tháng 10 năm 1998. Để việc triển khai chế độ kế toán mới được thuận lợi, Bộ Tài chính hướng dẫn phương pháp chuyển sổ từ hệ thống sổ đơn (Ban hành theo Quyết định số 13 - TC/QĐ/TDT ngày 06/10/1972 và hệ thống tài khoản kế toán tạm thời đang áp dụng (Ban hành theo công văn số 35-TC/NSNN ngày 14/5/1990 của Bộ Tài chính) sang hệ thống tài khoản kế toán ngân sách xã, như sau:

I - YÊU CẦU

1/ Tất cả các số liệu kế toán trước và sau khi chuyển sổ phải đầy đủ, chính xác, đảm bảo đối soát khớp đúng giữa giá trị và hiện vật, giữa số liệu kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa số liệu ghi trên sổ với số hiện có về vật tư, tài sản, tiền quĩ, công nợ, thu, chi ngân sách.

2/ Trước khi chuyển sổ kế toán, các xã, phường, thị trấn phải xác định chính xác và giải quyết, thu hồi các khoản nợ phải thu, thanh toán các khoản nợ phải trả, các khoản thu hộ, chi hộ và các khoản nợ khác còn khê đọng, đảm bảo số liệu chuyển sang hệ thống sổ kế toán mới rõ ràng, minh bạch với đầy đủ cơ sở pháp lý.

3/ Căn cứ vào đặc điểm tổ chức, tính chất và nội dung hoạt động của xã, phường, thị trấn căn cứ nội dung hệ thống tài khoản kế toán mới, từng xã, phường, thị trấn nghiên cứu vận dụng các tài khoản một cách phù hợp. Nếu thấy cần bổ sung thêm tài khoản thì phải đề nghị với cơ quan có thẩm quyền xem xét quyết định theo nguyên tắc:

- Về bổ sung tài khoản cấp 1 (Loại tài khoản 3 số) phải được Bộ Tài chính cho phép.

- Về bổ sung tài khoản cấp 2 (Loại tài khoản 4 số) phải được Giám đốc Sở Tài chính - Vật giá tỉnh, thành phố cho phép sau khi trao đổi thống nhất với Bộ Tài chính.

II- THỜI ĐIỂM CHUYỂN SỔ

- Các địa phương đã tổ chức tập huấn và chuẩn bị đầy đủ sổ kế toán và các điều kiện vật chất khác để thực hiện chế độ kế toán ngân sách xã từ ngày 01/10/1998 thì thời điểm chuyển sổ là cuối ngày 30/9/1998.

- Các địa phương thực hiện chế độ kế toán ngân sách xã từ ngày 01/01/1999 thì thời điểm chuyển là cuối ngày 31/12/1998.

III - TRÌNH TỰ CÁC VIỆC PHẢI LÀM KHI CHUYỂN SỔ

1/ Các địa phương phải tiến hành tập huấn chế độ kế toán ngân sách xã cho cán bộ kế toán xã, phường, thị trấn,... để kế toán xã, phường nắm được nội dung và biết cách vận dụng phương pháp và trình tự ghi chép theo quy định của chế độ kế toán ngân sách xã, cũng như phương pháp chuyển số dư của các tài khoản từ sổ kế toán cũ sang sổ kế toán mới.

2/ Chuẩn bị đầy đủ các chứng từ, sổ kế toán theo qui định của chế độ kế toán ngân sách xã.

3/ Trước khi chuyển sổ kế toán, các xã, phường phải tiến hành kiểm kê tài sản, vật tư, tiền quĩ,...,sao kê đối chiếu công nợ, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán và hiện vật, đối chiếu xác minh công nợ, khóa sổ kế toán. Đối với các xã đã thực hiện kế toán kép, sau khi khoá sổ, lập Bảng Cân đối tài khoản theo hệ thống tài khoản kế toán cũ.

Việc khoá sổ kế toán cuối năm và lập báo cáo quyết toán thu, chi ngân sách năm 1998 được thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn số 403-TC/NSNN ngày 04/12/1998 của Bộ Tài chính.

4 / Tính toán số dư các tài khoản mới trên cơ sở số liệu trên sổ kế toán và số dư các tài khoản cũ có liên quan để ghi vào tài khoản mới.

Khi tính số dư để ghi vào các tài khoản kế toán mới cần chú ý các trường hợp sau:

- Một tài khoản cũ có liên quan đến nhiều tài khoản mới thì phải phân tích số dư của các tài khoản cũ để ghi vào số dư của các tài khoản mới theo nội dung phù hợp.

- Một tài khoản mới hợp nhất nhiều tài khoản cũ thì phải hợp cộng số dư của nhiều tài khoản cũ để ghi vào số dư của tài khoản mới.

- Những tài khoản mới phản ánh các hoạt động kinh tế mới phát sinh mà chưa có quy định hướng dẫn trong hệ thống tài khoản cũ thì phải căn cứ vào nội dung của tài khoản mới để xác định số dư từ các tài khoản cũ mà xã đã sử dụng.

5/ Sau khi tính được số dư của các tài khoản mới, phải lập lại Bảng Cân đối số dư tài khoản theo hệ thống tài khoản mới ở thời điểm chuyển sổ sang hệ thống tài khoản kế toán mới.

6/ Căn cứ vào số dư tính được của các tài khoản kế toán mới, kế toán ghi số dư đầu kỳ của từng tài khoản vào các sổ kế toán mới.

7 / Kiểm tra, soát xét và đối chiếu lại toàn bộ số liệu mới đã ghi trên sổ kế toán và báo cáo kế toán đảm bảo khớp đúng giữa các sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết, giữa sổ kế toán với báo cáo kế toán, giữa số liệu trên sổ và báo cáo kế toán với số thực tế về quỹ tiền mặt, tiền trên tài khoản tại Kho bạc, số thu, số chi ngân sách, nợ phải thu, nợ phải trả và vật tư, tài sản hiện có.

IV - CÁCH TÍNH CHUYỂN SỐ DƯ ĐỂ GHI VÀO TÀI KHOẢN KẾ TOÁN MỚI

A- Đối với các xã thực hiện kế toán ngân sách xã theo phương pháp ghi Đơn ban hành theo Quyết định số 13 -TC/QĐ/TDT ngày 06/10/1972 của Bộ Tài chính:

1- Căn cứ vào số liệu khoá sổ ở thời điểm chuyển sổ của các sổ:

2- Cách tính và chuyển số liệu.

a- Đối với các xã được phép tiếp tục áp dụng phương pháp ghi đơn thì thực hiện chuyển số dư, như sau:

Căn cứ vào số dư tại thời điểm chuyển sổ trên sổ quỹ và sổ nhật ký thu, chi để ghi vào số dư đầu kỳ của sổ quĩ tiền mặt và sổ nhật ký thu, chi tiền mặt.

Căn cứ vào số dư tại thời điểm chuyển sổ trên sổ tiền gửi ngân hàng (hiện nay đang theo dõi tiền gửi tại Kho bạc) để ghi vào số dư đầu kỳ của sổ tiền gửi Kho bạc.

Căn cứ vào số dư tại thời điểm chuyển sổ trên sổ chi tiết thu ngân sách, tách làm 2 nội dung: Phần tạm thu còn chưa xử lý đến thời điểm chuyển sổ để ghi vào số đầu kỳ phần tạm thu trên sổ thu ngân sách dư đầu kỳ; Phần số liệu thu ngân sách chính thức còn trong giai đoạn chỉnh lý được ghi vào phần đã làm thủ tục ghi thu NSNN tại Kho bạc trên sổ thu ngân sách.

Căn cứ vào số dư tại thời điểm chuyển sổ trên sổ chi tiết chi ngân sách, tách làm 2 nội dung. Phần tạm chi ghi vào số dư đầu kỳ phần tạm chi trên sổ chi ngân sách; Phần đã ghi chi chính thức ghi vào phần đã làm thủ tục ghi chi tại Kho bạc trên sổ chi ngân sách.

Căn cứ vào số dư tại thời điểm chuyển sổ trên sổ theo dõi tiền tạm ứng để ghi vào dư đầu kỳ trên sổ phải thu.

b- Đối với các xã chuyển sang phương pháp ghi kép thì chuyển sổ như sau:

- Sổ nhật ký thu, chi (Mẫu số 1 - SS) và Sổ quĩ (Mẫu số 4 - SS): Căn cứ vào số tồn quĩ tiền mặt ở cuối ngày thời điểm chuyển sổ để ghi vào số dư tài khoản 111- Tiền mặt.

- Sổ chi tiết thu ngân sách (Mẫu số 2 - SS): Số liệu khoá sổ trên sổ này cần tách ra 2 phần:

+ Phần tạm thu: Đến thời điểm chuyển sổ nếu còn những khoản nào chưa chuyển sang thu chính thức thì tổng hợp những khoản này thành số dư Có của tài khoản 719 - Tạm thu ngân sách xã.

+ Phần thu ngân sách chính thức: Tổng hợp số liệu của các mục thu thành số liệu để ghi vào số dư Có tài khoản 714- Thu ngân sách (7141 - Thuộc năm trước).

- Sổ chi tiết chi ngân sách (Mẫu số 3- SS): Số liệu khoá sổ trên sổ này tổng hợp thành số dư Nợ tài khoản 814- Chi ngân sách (tài khoản 8141- Thuộc năm trước).

- Sổ theo dõi tiền tạm ứng (Mẫu số 5 - SS): Căn cứ số nợ tạm ứng của từng đối tượng, tổng hợp thành số dư Nợ tài khoản 311 - Các khoản phải thu (Tài khoản 3111 - Tạm ứng).

- Căn cứ vào số liệu trên sổ tiền gửi ngân hàng (Mẫu số 6 - SS): Cần tách ra 2 nội dung:

+ Tổng hợp tiền gửi thuộc quĩ ngân sách để ghi vào bên Nợ Tài khoản 1121 - Tiền ngân sách tại kho bạc.

+ Tổng hợp tiền gửi khác để ghi vào bên Nợ Tài khoản 1128 - Tiền gửi khác.

Sau đó hợp cộng thành số dư Nợ Tài khoản 112 - Tiền gửi kho bạc.

- Tổng hợp các khoản phải trả (Phải trả khách hàng, nợ vay, phải trả khác) ghi vào bên Có TK 331 (Chi tiết các TK cấp 2).

Sau khi tính được số dư các tài khoản trên, lập Bảng cân đối số dư tài khoản ở thời điểm chuyển sổ như sau:

Riêng phần tài sản cố định sử dụng kết quả kiểm kê 01/01/1998 sẽ hướng dẫn ở mục C.

B- Đối với những xã thực hiện chế độ kế toán ngân sách xã theo phương pháp ghi kép ban hành theo Công văn tạm thời số 35 - TC/NSNN ngày 14/5/1990 của Bộ Tài chính.

- Căn cứ vào số dư Nợ TK 101- Quĩ ngân sách (tiểu khoản 101.2 - Tiền mặt) tại thời điểm chuyển sổ để chuyển thành số dư Nợ TK 111 - Tiền mặt.

- Căn cứ vào số dư Nợ tiểu khoản 101.1- Tiền gửi Kho bạc tại thời điểm chuyển sổ để chuyển thành số dư Nợ TK 112 - Tiền gửi kho bạc, trong đó:

+ Phần tiền thuộc NSNN trên sổ chi tiết tài khoản 101.1- Tiền gửi tại thời điểm chuyển sổ được chuyển thành số dư Nợ TK 1121- Tiền ngân sách tại Kho bạc;

+ Phần tiền gửi khác trên sổ chi tiết tài khoản 101.1- Tiền gửi tại thời điểm chuyển sổ được chuyển thành số dư Nợ TK 1128- Tiền gửi khác.

- Căn cứ vào số dư Nợ tiểu khoản 101.3- Giá trị hiện vật trên sổ chi tiết tài khoản 101.3 tại thời điểm chuyển sổ để ghi thành số dư Nợ TK 152- Vật liệu.

- Căn cứ vào số dư Nợ về tạm ứng cho người nhận thầu XDCB trên tài khoản 105 "Tạm ứng XDCB" để ghi vào số dư Nợ TK 331- Các khoản phải trả (3311- Phải trả khách hàng- Chi tiết tạm ứng XDCB).

- Căn cứ vào số dư Nợ TK 106- Tạm ứng khác để ghi vào số dư Nợ TK 311- Các khoản phải thu (chi tiết TK 3111 - Tạm ứng).

- Căn cứ vào số dư Có TK 201 - Thu ngân sách xã (phần ngân sách sau khi đã loại trừ số liệu liên quan ở các tài khoản phải thu, phải trả, thu hộ, chi hộ, KP uỷ quyền, các quỹ,..) được chuyển thành số dư Có TK 7141- Thuộc năm trước để tiếp tục xử lý.

- Căn cứ vào số dư bên Có TK 202 - Tạm thu (chi tiết phần ngân sách) đến thời điểm chuyển sổ còn chưa xử lý xong để ghi vào số dư Có của TK 719 - Tạm thu ngân sách, trong đó:

Số thu bằng tiền được ghi vào bên Có TK 7191

Số thu bằng hiện vật ghi vào số dư bên Có của TK 7192

Số thu bằng ngày công ghi vào số dư bên Có của TK 7193.

- Căn cứ vào số dư Nợ tài khoản 107 - Chi ngân sách để ghi vào tài khoản 8141 - Thuộc năm trước (phần ngân sách) để tiếp tục xử lý trong thời gian chỉnh lý quyết toán.

- Căn cứ vào số dư tài khoản 301 - Vãng lai với ngân sách cấp trên để ghi vào số dư tài khoản 336 - Các khoản thu hộ, chi hộ (nếu trước đây các khoản thu hộ, chi hộ xã đã hạch toán vào tài khoản 301); chi tiết phần thu hộ ghi vào tài khoản 3361; Phần chi hộ ghi vào tài khoản 3362; Phần chi kinh phí uỷ quyền ghi vào tài khoản 3363.

- Căn cứ vào số dư Có tài khoản 301.1 - Đi vay, để ghi vào số dư Có tài khoản 331 - Các khoản phải trả; trong đó:

+ Phần vay quĩ dự trữ tài chính được ghi vào số dư Có tài khoản 3312;

+ Các khoản vay khác được ghi vào số dư Có tài khoản 3318.

- Căn cứ vào số dư Nợ trên tài khoản 301.2 - Cho vay để ghi vào số dư Nợ tài khoản 311 - Các khoản phải thu (tài khoản 3118 - Phải thu khác).

C- Phương pháp xác định số dư các tài khoản phản ánh tài sản cố định:

Từ trước đến nay các xã, phường mới chỉ thống kê về tài sản cố định, vì vậy căn cứ vào kết quả kiểm kê TSCĐ khu vực HCSN thời điểm 0h ngày 01/01/1998 tại các xã đã được cấp có thẩm quyền xét duyệt về tổng nguyên giá TSCĐ và tổng giá trị còn lại của toàn bộ TSCĐ hiện có theo kiểm kê để tính lại đến thời điểm chuyển sổ, cụ thể:

1- Cách tính các chỉ tiêu:

a- Tổng nguyên giá của tài sản cố định hiện có đến ngày 01/01/1998 (sau khi đã loại trừ những TSCĐ phải thanh lý, chuyển thành công cụ lao động,..) tính lại đến thời điểm chuyển sổ:

b- Tổng giá trị còn lại của TSCĐ theo kiểm kê ngày 01/01/1998 (sau khi đã loại trừ giá trị còn lại của TSCĐ phải thanh lý hoặc chuyển thành công cụ đã được cấp thẩm quyền cho phép) tính lại đến thời điểm chuyển sổ:

c- Giá trị hao mòn

2- Cách ghi số liệu vào số dư các tài khoản như sau:

- Tổng nguyên giá TSCĐ tính đến thời điểm chuyển sổ, ghi vào bên Nợ tài khoản 211 - Tài sản cố định.

- Tổng giá trị hao mòn của TSCĐ tính đến thời điểm chuyển sổ ghi vào bên Có tài khoản 214 - Hao mòn TSCĐ.

- Tổng giá trị còn lại của TSCĐ tính đến thời điểm chuyển sổ ghi vào bên Có tài khoản 466 - Nguồn kinh phí hình thành TSCĐ.

Lưu ý: Số liệu ghi vào 3 tài khoản trên phải đảm bảo

Số dư Nợ TK 211 = Số dư Có TK 214 + Số dư Có TK 466.

Trên đây là nội dung hướng dẫn chuyển sổ khi áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ngân sách xã đối với các đơn vị xã, phường, thị trấn.

Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ký hướng dẫn việc chuyển sổ khi áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ngân sách xã đối với các đơn vị xã, phường, thị trấn. Trong quá trình thực hiện chuyển sổ, nếu có vướng mắc khó khăn đề nghị các xã, phường, thị trấn phản ánh về Sở Tài chính - Vật giá địa phương và Bộ Tài chính để kịp thời nghiên cứu, hướng dẫn thêm.